E. Bedrijfsvoering

Een goede bedrijfsvoering is belangrijk voor het succesvol uitvoeren van de beschreven programma’s. Deze paragraaf geeft inzicht in de bedrijfsvoeringthema’s:

1. Personeel en organisatie
2. Informatievoorziening en automatisering
3. Huisvesting en facilitaire zaken
4. Financiën en Planning & Control
5. Inkoop.

ARBO (ARBeidsOmstandigheden)
Vanaf 1 januari 2020 werken we samen met een nieuwe Arbodienst. De samenwerking wordt als positief ervaren en draagt bij aan verbeteringen op het gebied van de ARBO. Inmiddels zijn er intern ergocoaches, preventiemedewerkers en een arbocoördinator opgeleid. Daarvan hebben we, zeker in relatie tot het vele thuiswerken als gevolg van corona, profijt gehad. Ook is de arbocoördinator betrokken bij het nieuwe werken (structureler thuiswerken en rol van het kantoor). Het nieuwe werken betekent wel dat de Risico Inventarisatie en evaluatie (RIen E) aangepast moet worden. Daarom is in 2020 de verdere uitwerking van de RIen E slechts beperkt opgepakt.

Externe krachten
Door toename van de inhuur van externe krachten in 2018 en 2019 voerden we in 2019 een analyse uit. Onder externe krachten verstaan we inhuurkrachten en de tijdelijke ophoging van uren van medewerkers met een aanstelling bij de gemeente Drimmelen. Eind 2020 hebben we zoveel als mogelijk, op basis van beschikbare ruimte, externe krachten in vaste dienst genomen. Daarnaast zijn op basis van de analyse verbeteringen in de administratie van de externe krachten aangebracht.

Salariskosten
Dit is het brutoloon volgens de salaristabel van de CAO (schaal/trede) met daarbij:

• vakantiegeld en eindejaarsuitkering
• werkgeverslasten (pensioenpremie, ww-premie)
• andere premies die de gemeente als werkgever af moet dragen.

Over 2020 hebben we een nadeel van euro 31.000 op de salariskosten. Ten opzichte van het totaal aan salariskosten is dit een miniem verschil (0,27 % van de totale salariskosten, college en raad niet meegerekend). Het nadeel vindt zijn oorzaak in een groot aantal mutaties en verschuivingen van budgetten naar formatie.

Functieboek
Voor 2020 was de evaluatie van het functieboek voorzien. Inmiddels werd duidelijk dat de ten behoeve van de (uitgestelde) Omgevingswet in 2021 nieuwe profielen worden ontwikkeld. Ook op grond van de in 2020 vastgestelde Toekomstvisie moeten profielen voor de medewerker van de toekomst gemaakt worden. Dit wordt uitgewerkt in de Strategische Personeelsplanning, waar in 2020 een begin mee is gemaakt. Beide ontwikkelingen zijn input voor de evaluatie van het functieboek. Daarom is de evaluatie van het functieboek doorgeschoven naar 2021.

Ziekteverzuim
In voorgaande jaren was sprake van een ziekteverzuim boven het landelijk gemiddelde voor onze sector. In 2020 is op basis van de verzuimtargets van het A&O fonds, waarbij vanuit een benchmark naar verzuim wordt gekeken, de verzuimtarget voor onze gemeente voor de gehele organisatie op 5,40 % bepaald. Het verzuimpercentage over 2020 is uitgekomen op 4,62 %; 0,78 % onder de gestelde target. In 2020 hebben we meer grip op de verzuimdossiers gekregen, mede door de overgang naar de nieuwe arbo-dienst. De landelijke verzuimcijfers voor de sector verschijnen pas in de loop van 2021, daar kan nu dus nog geen vergelijking mee gemaakt worden.

Visiedocument Dienstverlening en Ambitieplan
In 2019 stelde de raad het visiedocument dienstverlening vast. Voor de concrete uitwerking, het opstellen van het Ambitieplan, is 2020 benut en is dit plan, met negen deelprojecten, vastgesteld door de raad. Hieraan wordt uitvoering gegeven in de komende jaren en ieder jaar voorgelegd aan de raad ter actualisatie en voortgang. Inclusief afronding deelprojecten en het opnemen van nieuwe projecten die passen binnen de criteria en uitgangspunten van het visiedocument dienstverlening.

Doorontwikkeling informatievoorziening
In 2020 is gestart met het aanpassen van de gebruiksoppervlakte van WOZ-objecten: Het project gebruiksoppervlakte woningen voor WOZ-taxaties. Met ingang van 2022 moeten alle WOZ taxaties van woningen op aantal vierkante meters gebaseerd zijn. Nu is dat nog op basis van kubieke meters. Het betreft hier een landelijke verplichting conform de Wet WOZ (Waardering Onroerende Zaken). Afronding van dit project vindt plaats in 2021 zodat we de bestanden volledig ingericht hebben om m.i.v. 2022 aan deze wetgeving te voldoen.

Optimalisatie basisregistraties
In 2020 is gestart met het optimaliseren van de basisregistraties. Mede op basis van de via ENSIA-rapportages en de Waarderingskamer (t.a.v. Wet WOZ) wordt, waar nodig, bestandsoptimalisatie doorgevoerd. Daarnaast zullen de diverse basisregistraties met elkaar worden vergeleken om, vanuit het uitgangspunt: Eenmalige vastlegging, meervoudig gebruik, eventuele uitval/fouten te corrigeren richting optimale bestanden. Voor eigen gebruik en t.b.v. afnemers (landelijke overheid ed.).

Archief en informatiebeheer
Eind september 2020 heeft de gemeentearchivaris onderzoek gedaan binnen onze gemeente voor het opstellen en aanbieden van het (tweejaarlijks) KPI- verslag (Kritische Prestatie Indicatoren). In december 2020 is de concept rapportage aangeleverd. Na onze reactie hierop wordt de definitieve rapportage opgeleverd en vindt aanbieding aan de raad plaats. Deze rapportage wordt ook beschikbaar gesteld aan provincie Noord-Brabant in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht.

In 2020 is uitvoering gegeven aan het “Plan van aanpak archiefkelder”. Zo is/zijn onder andere:

• Het project dossier 2013-2017 afgerond.
• De digitale bouwdossiers zijn compleet gemaakt. En begin 2021 wordt de koppeling met het Regionaal Archief Tilburg gelegd waarna we deze digitaal volledig overdragen.
• De bewarende fysieke dossiers van 1997-2006 gecontroleerd en omgepakt zodat deze in 2021 overdragen worden aan Regionaal Archief Tilburg.
• Achterstanden in het kader van verplichte vernietiging ingelopen en weggewerkt.

Het informatiebeveiligings- en privacy beleid
De informatiehuishouding van een gemeente is gevarieerd van aard, complex qua beheer en bestaat uit onder meer gevoelige informatie over personen (inwoners en medewerkers). Gemeenten dienen zich t.a.v. de beveiliging van haar informatie te houden aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Gemeenten verantwoorden zich over de naleving van de BIO via de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). Het college stelde op 31 maart 2020 vast dat de uitgevoerde ENSIA-zelfevaluatie en de externe audit daarvan op de onderdelen DigiD en Suwinet tot bevredigende conclusies heeft geleid.
Voor gemeente Drimmelen zijn de beleidsstukken voor informatiebeveiliging en privacy vanaf 1 januari 2020 t/m 2023 van kracht geworden.

Alle processen voor de interne afhandeling van AVG verzoeken en rechten betrokkenen zijn vastgelegd. Daarnaast wordt de wijze waarop burgers een verzoek kunnen indienen zo ingericht dat zij ook via de website van de gemeente Drimmelen met DigiD hun verzoek kunnen doen. Voor het inzagerecht is dit gefaciliteerd. In 2020 zijn er twee verzoeken tot inzage binnengekomen en 1 verzoek tot verwijdering. Deze verzoeken zijn binnen de termijnen afgehandeld.

De gemeente Drimmelen werkt op meerdere gebieden samen met (mede) overheden en private organisaties. In veel gevallen is er sprake van een verwerking van persoonsgegevens tussen partijen. In 2020 is onder meer aandacht besteed aan ZorgNed (WBO), Zorg- en Veiligheidshuis De Baronie en het Meldpunt Crisiszorg West-Brabant. De gemeente Drimmelen werkt met het geactualiseerde VNG model verwerkersovereenkomst. Afspraken over samenwerkingen worden vastgesteld door middel van convenanten en verwerkersovereenkomsten. Over de Zorgned applicatie is daarnaast een DPIA(Data protection impact assessment) uitgevoerd.

De CISO (Chief Information Security Officer) van Drimmelen registreerde 33 situaties (2019: 14) waarin sprake was van een beveiligingsincident. Een beveiligingsincident is een inbreuk op de beveiliging waarbij de beschikbaarheid, de integriteit of de vertrouwelijkheid van informatie in gevaar is of kan komen. Daarnaast was in 9 situaties (2019: 3) sprake van een datalek, het opzettelijk of onopzettelijk vrijgeven van beveiligde informatie aan een onvertrouwd publiek. Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming werden 4 van die 9 gevallen bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld. Onderzoek naar de toename van het aantal incidenten en lekken wijst op meer ‘aanvallen’ van buitenaf maar ook op een grotere meldbereidheid onder de medewerkers en het beter herkennen van mogelijke dreigingen, zoals phishing aanvallen.

De CISO en de Functionaris Gegevensbescherming (FG) hebben in 2020 een uitgebreid programma aan bestuurders en ambtenaren aangeboden. Een programma om een bewuste en veilige omgang met (gevoelige) informatie te stimuleren. Dit zal via maatwerk een vervolg krijgen in 2021, met name binnen de afdeling Maatschappelijke Aangelegenheden. Verder zullen informatieveiligheid en privacy in de toekomst vaste onderdelen worden van het introductieprogramma van nieuwe medewerkers.

Verduurzamen gemeentehuis
In 2020 heeft de verduurzaming van het gemeentehuis plaatsgevonden. Zo zijn er onder andere zonnepanelen geplaatst en maken we nu gebruik van warmtepompen met een piekketel voor de koude dagen. Daarnaast zijn op sommige domeinen extra inductie-units geplaatst voor het verbeteren van het comfort. Begin 2021 staat de oplevering van dit project gepland. Daarna zal een start worden gemaakt met nog een aantal bouwkundige aanpassingen (glas vervangen en aanbrengen extra zonwering).

Werkplekconcept; het nieuwe werken
Voor 2020 stond het vervangen van het huidige meubilair op de planning. De bedoeling was om één op één de werkplekken te vervangen. Vanaf maart 2020 is de manier van werken alleen behoorlijk veranderd waarbij thuiswerken verplicht werd. Het vervangen van het meubilair is daarom uitgesteld om eerst te onderzoeken hoe we als organisatie willen gaan werken, ook na de corona maatregelen. Om dit verder te onderzoeken zijn intern enquêtes uitgezet en is een extern bureau onderzoek gaan doen naar de mogelijkheden. In oktober 2020 is hiervoor een werkgroep opgestart die voorstellen gaan inbrengen voor het werkplekconcept. Deze worden in januari 2021 aan het MT gepresenteerd.

Financieel effect Coronacrisis
Het Rijk kondigde in 2020 drie steunpakketten voor gemeenten aan. Steunpakketten om meerkosten en gederfde inkomsten als gevolg van de Coronacrisis te compenseren. De steunpakketten waren in 2020 toereikend om die meerkosten en gederfde inkomsten af te dekken. Meer informatie treft u in de paragraaf Corona van deze jaarstukken aan.

Wijziging verdeling gemeentefonds
Het ministerie van Binnenlandse Zaken, de VNG en gemeenten constateerden dat de verdeling van het gemeentefonds niet meer goed aansluit bij de kosten die gemeenten maken. Daarom wordt het verdeelmodel vanaf 2023 aangepast.
Eerste versies van het nieuwe model gaven in 2020 aanleiding om te veronderstellen dat Drimmelen zou worden benadeeld. De consultatieversie die minister Ollongren op 2 februari 2021 bij de Raad voor het Openbaar Bestuur heeft ingediend wijst op een voordeel van € 6 euro per inwoner per jaar. Het college wacht de behandeling door de Tweede en Eerste Kamer af en zal bij de bestuurs-rapportages 2021 anticiperen op de vaststelling van het definitieve verdeelmodel.

Burgerpeiling
Drimmelen hanteert een ritme waarin het tweejaarlijks de Burgerpeiling uitzet. De Burgerpeiling van VNG Realisatie vraagt inwoners om de gemeente te beoordelen op de zorg voor de woon- en leefomgeving, het betrekken en samenwerken en de mogelijkheden om volwaardig deel te nemen aan het maatschappelijk leven. Gemeenten publiceren de uitkomsten van de Burgerpeiling op de vergelijkingssite waarstaatjegemeente.nl.
Vanwege de voortdurende Coronacrisis zag het college in 2020 af van het opnieuw uitzetten van een Burgerpeiling. In het najaar van 2021 zal de gemeente opnieuw een Burgerpeiling uitvoeren.

Rechtmatigheidsverantwoording
Gemeenten dienen vanaf het verslagjaar 2021 een rechtmatigheidsverklaring in hun jaarstukken op te nemen. Waarmee het college verantwoording aan de raad af gaat leggen over de rechtmatigheid van het uitgevoerde beleid. Nu is dat nog in handen van de accountant; de rol van de accountant gaat zich in de toekomst beperken tot het afgeven van een getrouwheidsverklaring.
De gemeenteraad van Drimmelen stelde op 25 juni 2020 het regime voor de toekomstige rechtmatig-heidsverantwoording vast:

• een verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid en hantering van wettelijke normen
• een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten.

P&C-cyclus 2021
De raad heeft, op advies van de financiële commissie, besloten om vast te houden aan de op te leveren stukken zoals ook in voorgaande jaren is geleverd; conform vaste planning. Dit betekent aanbieding en vaststelling van Kadernota, Programmabegroting, Voor- en Najaarsnota en Jaarstukken.

Rapportage Rekenkamercommissie m.b.t. gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid
Naar aanleiding van het in 2019 gehouden rekenkameronderzoek inkoop zijn begin 2020 een inkoopscan en een contractscan uitgevoerd. Daarna is in de zomer van 2020 een werkgroep opgestart voor de evaluatie en actualisatie van het inkoopbeleid. Het aangepaste beleid zal medio 2021 aan de raad worden aangeboden.

Uitvoering inkooptrajecten 2020
In de opgenomen tabel staan de inkooptrajecten vermeld die in 2020 zijn afgerond. Zoals aangegeven zijn er in 2020 veel trajecten doorlopen. Per traject is aangegeven of er een lokale/regionale partij is uitgenodigd in te schrijven en waar duurzaamheid is toegepast. Daarnaast leest u in de tabel het behaalde financieel resultaat.