Een goede bedrijfsvoering is belangrijk om de programma’s met succes uit te voeren. Deze paragraaf gaat over de thema’s van bedrijfsvoering:
Ziekteverzuim
In 2019 daalde het ziekteverzuim. De jaren daarna zette deze trend door, ondanks corona. In 2019 was het ziekteverzuim 5,4%, in 2020 daalde het naar 4,6% en in 2021 naar 4,3%. Het blijft belangrijk te zeggen dat niet alle verzuim te beïnvloeden is.
ARBO (Arbeidsomstandigheden)
In 2021 lag voor ARBO de nadruk op versneld invoeren van Het Nieuwe Werken, als gevolg van het vele thuiswerken door corona. Er kwam thuiswerkbeleid en thuiswerkmeubilair voor medewerkers. Het MTO (Medewerkers Tevredenheids Onderzoek) werd een maandelijks onderzoek onder de medewerkers. Vóór corona hielden we dit onderzoek eens inde 2 of 3 jaar. Thuiswerken heeft een heel andere dynamiek en vraagt andere manieren om een beeld te krijgen en te houden van werkdruk, werkstress en werkgeluk.
Het lukte niet helemaal om het plan van aanpak van de RI&E (Risico-inventarisatie en -Evaluatie) verder uit te werken, uit te voeren en te herzien. Oorzaken hiervan waren Het Nieuwe Werken, corona, ziekte van een medewerker en vertrek van 2 medewerkers. Ook het PMO (Periodiek Medisch Onderzoek) is om deze redenen niet gehouden.
Salariskosten
Dit is het brutoloon in de salaristabel van de CAO (schaal/trede) met daarbij:
• IKB (Integraal Keuze Budget)
• werkgeverslasten (pensioenpremie, WW-premie)
• andere premies die de werkgever afdraagt.
De salariskosten van alle ambtenaren zijn in de formatie zijn meegenomen, inclusief de griffie.
In de primaire begroting van 2020 zijn de totale salariskosten € 12.453.346.
In de primaire begroting van 2021 is dit € 12.671.210.
De salariskosten 2021 zijn overschreden met € 310.000. Dit is deels te verklaren door de nieuwe CAO. Op 3 november bereikten de VNG en de vakbonden een principeakkoord cao over onder andere salarisverhoging van 1,5% per 1 december 2021 en een eenmalige corona-uitkering voor alle medewerkers van € 1.200 (bruto) in 2021. De financiële effecten hiervan verwerkten we in de loonsommen van 2021. Door ziekte was extra en duurdere inhuur nodig, met een overschrijding van € 60.000.
SPP (Strategische Personeel Planning)
SPP kreeg in 2021 geen structurele aandacht. Oorzaken zijn corona, een zieke medewerker en wisselingen in de functie van gemeentesecretaris.
Functieboek
In 2021 kwam om dezelfde redenen geen nieuw functieboek van de grond.
Organisatieontwikkeling
In 2021 maakten we een scan van de digitale vaardigheden van de medewerkers. Op basis van de uitkomsten deden we een aanbesteding voor inkoop van verschillende trainingen. Er startte een Management Development traject en we hielden verschillende trainingen projectmatig werken.
We trokken een programmamanager aan voor de uitvoering van het Ambitieplan Dienstverlening en Informatievoorziening. Naast informatievoorziening is er ook aandacht voor de soft skills die horen bij het goed inzetten ervan (zie onderdeel B van deze paragraaf).
Informatievoorziening (en Dienstverlening)
In 2019 ging de gemeenteraad akkoord met de Visie op Dienstverlening. Doel is borgen van moderne en toekomstbestendige dienstverlening en informatievoorziening. De visie is van buiten naar binnen opgesteld, met gebruik van burgerparticipatie initiatieven. We definieerden 7 dienstverleningswaarden. Deze vertaalden we naar 4 leidende principes voor dienstverlening door gemeente Drimmelen: betrouwbaar, mensgericht, efficiënt en interactief.
We schreven een Ambitieplan met 9 deelprojecten (besluitvorming raad december 2020). In 2021 werkten we vooral aan:
1. Betere telefonische bereikbaarheid en opvolging door aanschaf en implementatie van een klantcontactsysteem (i-KCS). Hieruit destilleren we beschikbare onderzoekgegevens voor verbetervoorstellen en -mogelijkheden. We namen de applicatie telefooncentrale onder de loep op technische mogelijkheden, aanvullingen en nieuwe gebruiksmogelijkheden. Waar nodig en mogelijk verbeteren we deze. Het beheer ging in 2021 over naar de gemeente Breda. We kijken ook naar andere mogelijkheden zoals bellen via Teams, gebruikersgemak, voor betere bereikbaarheid van medewerkers. Dit doen we vooral omdat we vanaf 2021 begonnen met hybride werken (combinatie thuis en op kantoor werken, plaats- en tijdonafhankelijk).
2. In 2020 begonnen we met zaakgericht werken: digitaal samenwerken. Dit is een combinatie van klantgericht en procesmatig sturen van primaire werkprocessen. Zo voldoen we aan de kernwaarden en interactie en verbeteren we informatieverstrekking. In 2021 is hiermee gestart en richting gegeven. Dit vraagt nog verdere inrichting en uitvoering. Vooral in 2022 werken we aan vaststelling, implementatie, uitvoering en gebruik. Voor aansturing, monitoring, voortgang en borging begon in 2021 een programmamanager Dienstverlening.
3. Verder optimaliseren en gebruiken van de verschillende faciliteiten binnen Office 365. Bijvoorbeeld de modules (Teams en SharePoint) om thuis werken te ondersteunen en te optimaliseren. Medewerkers krijgen training en opleiding voor optimaal gebruik en vaardigheid in borging van de informatie(voorziening). We inventariseerden de uitgangspunten en wie welke training gaat volgen om kwaliteit van gebruik te garanderen. De opdracht is aanbesteed, uitvoering gebeurt in 2022. Waar nodig en mogelijk doen we dit samen met de gemeente Breda die eerder intern zo’n project deed.
4. Organisatieontwikkeling zette in 2021 nadrukkelijk in op thema’s Basisdienstverlening op orde en Het Nieuwe Werken. Naast hybride werken kregen medewerkers in 2021 actuele mobiele devices om hun werk meer digitaal te doen, inclusief digitaal vergaderen.
Gegevensbeheer
Het team beheer informatie systemen (BIS) heeft een cruciale positie bij incidenten- en wijzigingenbeheer voor de interne organisatie, externe (software)leveranciers en de Gemeente Breda. Dit team verzorgt vooral het functioneel beheer voor kernapplicaties (cruciaal voor de bedrijfsvoering). In 2020 is een doorontwikkeling gestart, die doorloopt in 2021. De focus ligt op:
• Datakwaliteit
• Taakvolwassenheid van medewerkers
• Inzicht in verschillende rollen in het informatievoorzieningsdomein
• Invullen en uitvoeren taken, verantwoordelijkheden
• Samenwerken en aanspreken op nakomen afspraken.
De ingezette ontwikkeling vraagt ook in 2022 nog aandacht. De noodzakelijke regierol en afstemming, interne kwaliteit en noodzakelijke bezetting moeten aansluiten bij de opdrachten en aanhechten bij de omgeving (vooral interne klanten, kernleveranciers en ICT-partner gemeente Breda).
ICT Taskforce
Het team beheer informatie systemen (BIS) heeft een cruciale positie bij incidenten- en wijzigingenbeheer voor de interne organisatie, externe (software)leveranciers en de Gemeente Breda. Dit team verzorgt vooral het functioneel beheer voor kernapplicaties (cruciaal voor de bedrijfsvoering). In 2020 is een doorontwikkeling gestart, die doorloopt in 2021. De focus ligt op:
• Datakwaliteit
• Taakvolwassenheid van medewerkers
• Inzicht in verschillende rollen in het informatievoorzieningsdomein
• Invullen en uitvoeren taken, verantwoordelijkheden
• Samenwerken en aanspreken op nakomen afspraken.
De ingezette ontwikkeling vraagt ook in 2022 nog aandacht. De noodzakelijke regierol en afstemming, interne kwaliteit en noodzakelijke bezetting moeten aansluiten bij de opdrachten en aanhechten bij de omgeving (vooral interne klanten, kernleveranciers en ICT-partner gemeente Breda).
ICT Taskforce
Voor achterstallig onderhoud van ICT/kernapplicaties stelden we in 2021 een Taskforce aan. Op hoofdlijnen was het achterstallig onderhoud:
1. Performance kernapplicaties
2. Lopende issues op kernapplicaties (systeemtechnisch en beheer)
3. Actualisatie applicatielandschap (Upgrades/releases)
4. Actualisatie serverlandschap
5. Certificaten beheer ESB
6. Inrichting functioneel beheer.
Samen met gemeente Breda en leveranciers van kernapplicaties werkten we aan verbetering en/of oplossing van achterstallig onderhoud en ondersteuning/training medewerkers. Eind 2021 was het project klaar. Conclusies en aanbevelingen werken we verder uit in 2022. We implementeren ze als borging van optimaal functionerende en goed beheerde kernapplicaties.
Het team Samenhangende Objecten Registraties (SOR) voert de gemeentelijke taken en verantwoordelijkheden uit voor diverse Basisregistraties (BAG, WOZ, BGT, Ondergrond) en de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB). Onze gemeente is hiervoor mede bronhouder. Doel van Basisregistraties is verplicht gebruik van (juiste) gegevens van burgers door de overheid. We moeten deze gegevens in- en extern zoveel mogelijk, beschikbaar stellen aan burgers, bedrijven) en andere belanghebbenden en. We gebruiken de systematiek eenmalig vastleggen voor meervoudig gebruik.
In het 1e kwartaal 2021 kreeg de Informatieronde een presentatie over achtergrond, inhoud, belang, stand van zaken, ontwikkelingen en uitdagingen van de Basisregistraties in Drimmelen.
In 2021 maakten we een concept projectplan BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie.) In 2022 in voeren we het uit voor optimalisatie en borging van ons werk, verplichtingen en verantwoordelijkheden. In 2020 gingen we verder met optimaliseren van de kwaliteit van Basisregistraties. In 2021 hebben we daar flink aan gewerkt. Dit onderwerp vraagt ook in 2022 nog aandacht. Bijvoorbeeld toetsing via ENSIA-rapportages en tussentijdse controles van de Waarderingskamer (Wet WOZ). In het project m3 > m2 constateert de Waarderingskamer verbeteringen in de kwaliteit van onze Basisregistraties. Voor optimalisatie kochten we in 2021 de zogenaamde WOZ-monitor voor gemakkelijke bestandvergelijking (beter inzicht en gesignaleerde uitval). Ook de koppeling met de Landelijke Voorziening WOZ is beter.
In 2020 begonnen we met waarderen op gebruiksoppervlak voor de WOZ. Dit liep door tot en met 2021 en is klaar. De veranderde grondslag voor de Wet WOZ (van m3 > m2) is hiermee gereed. De gegevens zijn de basis voor de waardebepaling Wet WOZ en voor de aanslagen ozb begin 2022.
Per 1 januari 2021 is er een nieuwe tranche in de wetgeving bij de Basisregistratie Ondergrond (BRO). De gevolgen voor onze gemeente zijn geïmplementeerd. In 2021 houden collega’s de WKPB bij in een applicatie bij het Kadaster. In 2020 ging Drimmelen als 1e gemeente in Noord-Brabant over naar dit systeem. De (Basis)registraties met een geo-component gaan in de nabije toekomst op in een samenhangende objectenregistratie. Dit is een landelijk project, wat we op de voet volgen en waar we uiteraard aan meedoen.
Verduurzamen gemeentehuis
In 2020 begonnen we met verduurzamen van het gemeentehuis en verbeteren van de hardnekkige klachten over comfort. Er kwamen warmtepompen en op het dak van het gemeentehuis staan zonnepanelen. In de loop van 2022 is de afronding van de laatste zaken. Bijvoorbeeld extra zonwering (folie) en glas vervangen op een aantal plekken.
Werkplekconcept en “het nieuwe werken”
Begin 2020 begonnen we met vervangen van het kantoormeubilair. Door corona veranderde de manier van werken snel en kwam thuiswerken nadrukkelijk in beeld. Bijna alle medewerkers kregen in 2021 een thuiswerkwerk. We onderzochten hoe we de nieuwe werkplek het beste konden invullen. We hielden rekening met omstandigheden, inhoud van het werk, behoefte en noodzaak voor afstemmen en samenwerken, implementeren technische mogelijkheden die steeds meer beschikbaar zijn. We keken breed hoe we het best de organisatie en medewerkers ondersteunen en faciliteren. Door thuiswerken, gebruik mobiele devices (laptop en mobiele telefonie) en nieuwe inrichting kantoor en gemeentehuis. In 2022 werken we hieraan verder (technische inrichting gemeentehuis) en ronden we het af.
Archief- en informatiebeheer
In 2021 kreeg de gemeenteraad het 2-jaarlijkse KPI-verslag informatie- en archiefbeheer en verbeterplan (inzicht in voortgang). Dit verslag is de basis voor horizontale verantwoording over archiefbeheer, door het college aan de gemeenteraad. Na bestuurlijke vaststelling gaat een afschrift van de voortgangsrapportage naar Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant. Dit is de basis voor het verticaal toezicht door het interbestuurlijk toezicht (IBT) Noord-Brabant.
Het inspectieverslag (2020) en het verbeterplan (2021-2022) zijn vastgesteld. De aanbevelingen uit het inspectieverslag zijn omgezet in verbeteracties, gekoppeld aan een tijdspad.
De voortgangsrapportage geeft een beeld van:
• Stand van zaken voor het verbeterplan 2021-2022
• Openstaande punten uit de tussenrapportage 2019
• Gevoerd beleid voor informatie- en archiefbeheer 2021
• Stand van zaken actieplan leeghalen archiefruimte (2021).
De voortgangsrapportage geeft ook input voor het inspectieverslag van de gemeentearchivaris in 2022.
Planning & Control (P&C)
Sinds de Programmabegroting 2020 ontsluit Drimmelen haar P&C-producten digitaal via Pepperflow. Deze applicatie is geselecteerd door gemeenteraad, college en ambtelijk apparaat. Werken met een digitale applicatie betekent verandering van coördinerende taken. Voor zover dit van invloed of belang is voor financiële commissie en raadzijn zij uiteraard betrokken en geïnformeerd.
Doorontwikkeling Financiën
In 2021 begonnen we met de doorontwikkeling van team Financiën. Via besluitvorming gemeenteraad (voorjaarsnota 2021) is er budget voor invoering van de nodige ontwikkelingen. We maakten een start in 2021 met aanpassing van de financiële administratie. Verdere uitvoering gebeurt in 2022. Via budgetoverheveling is er in 2022 geld beschikbaar.
Informatiebeveiliging en Privacy
2021 stond in het teken van verdere invoering van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), die vanaf 1 januari 2020 van kracht is. In 2021 maakten we het op de BIO gebaseerde informatiebeveiligingsplan, wat het Management Team vaststelde. 2021 stond ook in het teken van het bewustwordingsprogramma voor informatiebeveiliging en privacy.
ENSIA
De methode waarmee gemeenten verantwoording afleggen over het niveau van hun informatiebeveiliging heet ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). ENSIA helpt gemeenten in één keer verantwoording afleggen over informatieveiligheid., Het is gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) met specifieke normen over:
- Informatiebeveiliging van de Basisregistratie Personen (BRP)
- Paspoortuitvoeringsregeling Nederland (PUN)
- Digitale identiteit (DigiD)
- Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG)
- Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT)
- Basisregistratie Ondergrond (BRO)
- Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (SUWI).
Het college verklaart dat bij gemeente Drimmelen op 31 december 2021 de interne beheersingsmaatregelen in opzet en bestaan voldoen aan de geselecteerde normen voor DigiD en Suwinet.
Voor de bevindingen uit de ENSIA-zelfevaluatie doen we verbeteringen. Uit de zelfevaluatie bleek dat BAG en BGT aandacht vragen. De verbeteringen voor informatiebeveiliging staan in het informatiebeveiligingsplan van 2021.
Maatregelen informatieveiligheid
Om de BIO verder in te voeren troffen we in 2021 verschillende maatregelen. Met de BIO nemen cyberdreigingen af. In 2021 zorgden verschillende maatregelen dat het toenemende digitale werken veilig gebeurt. Bijvoorbeeld veiliger inlogmethode en scannen e-mail op onveilige inhoud, zoals phishing (om inloggegevens te stelen) of virussen.
Bewustwording en training
Naast technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen valt of staat bescherming van gegevens met bewustzijn en zorgvuldigheid van medewerkers. De medewerkers zijn zich steeds meer bewust van vertrouwelijkheid van de gegevens waarmee zij (en haar samenwerkingspartners) werken. In 2021 gingen we door met het bewustwordings- en trainingsprogramma rond informatiebeveiliging en privacy.
Meldplicht datalekken
Onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) geldt de meldplicht datalekken. Dit houdt in dat we incidenten, zoals inbreuken met persoonsgegevens, moeten melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en/of de betrokkene(n). Bij een datalek van persoonsgegevens beoordelen we de impact. Moeten we het datalek melden aan de AP en de betrokkenen? We onderzoeken welke maatregelen we moeten nemen. Zo beperken we het aantal datalekken. Dit geldt ook voor de kans op een boete.
De beveiligingsincidenten en datalekken houden we bij in een register. In 2021 nam het aantal data-incidenten toe. Vooral door toename van phishing pogingen en waarschuwingen over mogelijke kwetsbaarheden in software, die hackers misbruiken. In 2021 waren er 38 beveiligingsincidenten waarvan we 1 datalek meldden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Rechten van betrokkenen
We legden alle processen vast voor interne afhandeling van verzoeken over rechten van betrokkenen. Inwoners kunnen een verzoek doen via onze website of een privacy-melding bij de FG (Functionaris Gegevensbescherming).
In 2021 kregen we 2 verzoeken om inzage. Dit bleken inzageverzoeken BRP die de BRP-beheerder binnen de termijnen afhandelde. Bij de FG was er 1 privacy-melding.
Bodycams BOA’s
In 2021 kregen de Boa’s de bodycams. Dit is een nieuwe verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens. Daarom was er eerst een (verplicht) data protection impact assessment (DPIA). Een DPIA is een instrument dat vooraf de privacy risico’s in kaart brengt van gegevensverwerking. Na het positieve advies van de FG op de DPIA en schriftelijke instemming van de Ondernemingsraad namen we na de zomer de bodycams in gebruik.
Samenwerking
De gemeente Drimmelen werkt op verschillende gebieden samen met andere overheden en private organisaties. Meestal is er sprake van verwerking van persoonsgegevens tussen partijen.
In 2021 hadden we aandacht voor het Zorg- en Veiligheidshuis De Baronie en het RIEC (samenwerking Baronie Interventie Team). Afspraken over samenwerkingen leggen we vast in overeenkomsten, convenanten en verwerkersovereenkomsten met een actieve bijdrage van Drimmelen.
Na het Rekenkameronderzoek naar ons inkoop- en aanbestedingsbeleid (december 2019) besloten we het inkoopbeleid te evalueren en zo nodig aan te passen. De gemeenteraad heeft de evaluatie en aanpassing medio 2021 besproken en vastgesteld.
Het Rekenkameronderzoek inkoop vroeg ook aandacht voor contractmanagement. In 2021 begonnen we met contract managementbeleid en stelden intern formatie beschikbaar (via herschikking van taken). Vanaf 2022 werken we met gemeentelijk contract managementbeleid, samen met Inkoopbureau West-Brabant.
Eén van de aanbevelingen van het Rekenkameronderzoek Inkoop en aanbestedingsbeleid was om beleid meer concreet te maken. Advies was om inkoop meer onderdeel te maken van relevante beleidsnota’s. Vooral op onderwerpen als Duurzaamheid, Social Return On Investment (SROI), lokaal ondernemerschap en innovatie. Dit hebben we concreet en toetsbaar ingebed. Meer gemeenten in de regio hebben dit vraagstuk. Daarom zijn op initiatief van Inkoopbureau West-Brabant gesprekken gevoerd met gemeenten in de regio. Daarna hebben we samen met de gemeenten Altena en Geertruidenberg een eerste aanzet gemaakt voor Maatschappelijk en Verantwoord Inkopen (MVI). Dit betekent meenemen van effecten op people (mensen), planet (planeet/milieu) en profit (winst/welvaart) bij inkoop van producten, diensten en werken. MVI is een effectief instrument om CO2-uitstoot, milieu-impact en grondstoffengebruik te reduceren, voor een inclusieve arbeidsmarkt en het aanpakken van misstanden voor mens en milieu in internationale ketens. MVI wordt ook in RWB-verband voorbereid, met een sub regionale aanpak (zoals wij nu voorstellen). In 2022 gaan we verder met deze gezamenlijke aanpak.
Over juridische zaken zijn er voor 2021 geen bijzonderheden.