Een goede bedrijfsvoering is belangrijk voor het succesvol uitvoeren van de beschreven programma’s. Deze paragraaf geeft inzicht in de bedrijfsvoeringthema’s:
De gemeente acteert in een sterk veranderende omgeving, waarin tal van ontwikkelingen op de gemeente af komen en waar gemeenten al mee te maken hebben, zoals
- decentralisatie van taken van het rijk naar de gemeente (Wmo, jeugd, participatie)
- invoering van de Omgevingswet
- de woningbouwopgave
- de energietransitie
- krappe financiële middelen (zeker gelet op de decentralisaties)
- een steeds krapper wordende arbeidsmarkt en
- steeds verder gaande digitalisering
Al deze ontwikkelingen vereisen een organisatie die mee moet kunnen bewegen.
We hebben meer behoefte aan generalisten dan aan specialisten. Dit vermindert niet alleen de kwetsbaarheid van de organisatie, maar zorgt er ook voor dat het werk voor de mensen gevarieerder en leuker wordt. Natuurlijk kunnen we niet zonder vakinhoudelijke kennis van de materie, maar competenties zijn minstens zo belangrijk, zoals goed kunnen luisteren naar je klant, oplossingsgericht kunnen (mee)denken, samenwerken, digitale vaardigheden, etc.
Functiehuis
Het functieboek is aan herziening toe en de functies zijn nogal specialistisch ingevuld. Dit zorgt er, samen met de relatief kleine formatie, voor dat de kwetsbaarheid groot is. In 2023 zal er gestart worden met de voorbereidende werkzaamheden voor een nieuw functiehuis. Een functiehuis dat past bij de huidige en toekomstige taakstelling van de gemeente, met outputgerichte functiebeschrijvingen. Dit zal ook in 2024 doorlopen.
Strategische personeelsplanning
Bij het bovenstaande hoort ook strategische personeelsplanning. Dit o.a. om inzicht te krijgen in de vraag welk personeel de organisatie op korte en langere termijn nodig heeft, rekening houdend met de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en de maatschappelijke opgaven waar de gemeente voor staat. Hierbij gaat het niet alleen om kwantiteit maar ook om kwaliteit. Als we een snelle analyse maken van het huidige personeelbestand, zien we dat de komende vijf jaar waarschijnlijk 24 medewerkers uitstromen in verband met de pensioengerechtigde leeftijd. Er is extra budget nodig om aankomende pensionado’s tijdig te kunnen vervangen, zodat zij hun kennis en expertise kunnen overdragen aan de nieuwe medewerkers.
Binnenhalen van generalistisch jong talent
Gelet op die grote uitstroom, het feit dat op cruciale posities personeel wordt ingehuurd en de krapte op de arbeidsmarkt, willen we door het bieden van stageplaatsen en het realiseren van traineeplaatsen jong talent in huis halen en voor enige tijd aan de gemeente binden.
We kunnen medewerkers (deels) zelf opleiden en begeleiden in wat specifiek is voor onze gemeente. Door ze in algemene dienst aan te stellen, kunnen we het perspectief bieden dat ze op diverse afdelingen kunnen gaan werken en in de toekomst diverse functies kunnen gaan uitoefenen. In 2023 starten we met de voorbereidingen hiervoor en dit zal de komende jaren doorlopen.
Aantrekkelijk werkgeverschap
Om het bovenstaande mogelijk te maken zullen we als werkgever aantrekkelijk moeten zijn. Dit heeft zeker niet alleen met salarisschalen te maken maar ook met loopbaankansen, opleidingsmogelijkheden, de mogelijkheid om flexibel te werken, vrije tijd, etc. Een goede arbeidsmarktcommunicatie is hierbij essentieel om potentieel jong talent te inspireren en te prikkelen. Het is belangrijk dat we als gemeente een aantrekkelijke positie krijgen op de krappe arbeidsmarkt.
Strategisch opleidingsplan
Daarnaast zullen we moeten blijven investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Een strategisch opleidingsplan moet de basis gaan vormen voor alle opleidingen. Strategisch opleiden is het ontwikkelen van kennis en competenties van (groepen) medewerkers met als doel het bereiken van algemene competenties en doelstellingen op organisatieniveau. Dit is belangrijk voor medewerkers die nieuw in dienst komen en voor het zittende personeel. Zo zijn we al gestart met de training digivaardigheden voor medewerkers, wat in 2023 door zal lopen en zal in 2023 verder aandacht worden besteed aan de opleiding projectmatig werken.
Leidinggevenden vormen een cruciale schakel bij het begeleiden van bovengenoemde items. Er zal dan ook worden gewerkt aan teamontwikkeling van het managementteam en verdere ontwikkeling van het leiderschap bij leidinggevenden.
Ook het sturen op team- en individuele output is een belangrijke factor, mede in het kader van “Het nieuwe werken”.
Ziekteverzuim
Het verzuimpercentage over 2021 bedroeg in totaal 4,88%. Dit ligt onder het landelijk gemiddelde verzuimcijfer van 5,8%.
De gemeente Drimmelen streeft er naar het verzuimpercentage verder omlaag te brengen, echter heeft de Gemeente Drimmelen enkele langdurige zieken onder andere doordat een aantal medewerkers last hebben van long covid.
ARBO (Arbeidsomstandigheden)
De gemeente Drimmelen gebruikt sinds 2021 een hybride werkconcept en geeft medewerkers ruimte om altijd en overal, tijd- en plaatsonafhankelijk en ergonomisch te werken. Een deel van het gemeentehuis is en wordt de komende tijd verbouwd waarbij de beschikbare ruimtes worden ingericht om elkaar te ontmoeten; vergaderruimten, ontmoetingsplekken, aanlandplekken en een bibliotheek worden gerealiseerd. Voor 2023 staat de RI&E gepland en deze zal worden opgestart na de afronding van de verbouwing.
Salariskosten
Dit is het brutoloon volgens de salaristabel van de CAO (schaal/trede) met daarbij: IKB (Integraal Keuze Budget) werkgeverslasten (pensioenpremie, ww-premie) andere premies die de gemeente als werkgever af moet dragen. De salariskosten van alle ambtenaren die in de formatie zijn meegenomen, inclusief de griffie.
In de primaire begroting van 2022 zijn de totale salariskosten € 13.388.218.
In de primaire begroting van 2023 zijn de totale salariskosten € 13.507.878
Dienstverlening, van visie naar dienstverleningsconcept.
Om een volgende stap te kunnen zetten op het vlak van dienstverlening is het van belang een verdere uitwerking te doen van de visie op dienstverlening, door middel van het opstellen van een dienstverleningsconcept.
De vraag ‘Hoe’? staat hierbij centraal. Hoe gaan we een betrouwbare, mensgerichte, efficiënte en interactieve dienstverlening de komende jaren verder vorm geven?
In het op te stellen dienstverleningsconcept formuleren we wat Drimmelen wil bereiken met dienstverlening door de uitgangspunten uit de visie te vertalen naar concrete doelen en concrete acties. Daarbij worden de gevolgen voor producten en diensten en hoe die via de diverse dienstverleningskanalen worden aangeboden in beeld gebracht. Inwoners, verenigingen en andere belanghebbenden weten wat ze van de gemeente Drimmelen kunnen verwachten.
Het dienstverleningsconcept kan niet los worden gezien van het in 2023 op te stellen informatiebeleidsplan. Enerzijds omdat de ambities op dienstverlening richting geven aan de benodigde informatievoorziening en anderzijds de ontwikkelingen in informatievoorziening ook de ontwikkeling van dienstverlening beïnvloeden. Door het ontwikkelen van het dienstverleningsconcept en het informatiebeleidsplan in gelijke tred te laten plaatsvinden, ontstaat een wisselwerking die synergie oplevert.
Informatievoorziening (in combinatie ook met Dienstverlening)
Ter uitvoering van het door de raad in 2019 vastgestelde visiedocument “toekomstbestendige Dienstverlening” is in december 2020 het Ambitieplan Dienstverlening en Informatievoorziening vastgesteld, waarmee uitvoering wordt gegeven aan de door de raad vastgestelde kernwaarden Efficiënt, Betrouwbaar, Interactief en Mensgericht. Dit Ambitieplan is gevuld met -bij aanvang 9- projecten welke ondersteunend zijn aan het digitaliseren en/of optimaliseren van dienstverlening. Jaarlijks wordt de gemeenteraad inhoudelijk bijgepraat over inhoud en voortgang van het Ambitieplan. Dit zal ook in 2023 het geval zijn.
In 2023 wordt verder gewerkt aan:
1. Zaakgericht werken, ofwel: Digitaal Samenwerken. Dit is een combinatie van zowel klantgericht als procesmatig -primaire- werkprocessen sturen waarmee voldaan kan worden aan de door de raad vastgestelde kernwaarden. De daadwerkelijke interne uitrol, implementatie en borging vindt plaats tot en met 2023. Hierbij wordt aangetekend dat randvoorwaardelijk voor deze geplande verdere uitrol is dat de raad in 2022 hiervoor aanvullende budgetten beschikbaar heeft gesteld om dit daadwerkelijk verder uit te kunnen voeren richting afronding;
2. Het verder optimaliseren en gebruik maken van de verschillende faciliteiten binnen Office 365. Zoals de verschillende mogelijkheden van binnen deze applicatie beschikbare modules (waaronder Teams, SharePoint en One-Drive) om daarmee ook het thuiswerken goed te ondersteunen en verder te gaan optimaliseren. Uiteraard zullen medewerkers hier getraind en opgeleid moeten worden -en blijven via instroom nieuwe collega’s- om optimaal gebruik te kunnen maken van deze modules en vaardig zijn in goede borging van de gebruikte informatie(voorziening). Waar nodig en mogelijk wordt dit in samenwerking met de gemeente Breda opgepakt. Afronding van dit deelproject wordt voorzien in 2023 maar jaarlijks terugkerende trainingen blijft noodzakelijk;
3. De uitvoering van de overige deelprojecten binnen het Ambitieplan. Waarbij keuzes tot uitvoering etc. worden gebaseerd op prioritering, beschikbaarheid van middelen (budget en/of mensen) zodat uitvoering en afronding realistisch en haalbaar is.
Vanaf 2023 zal planmatig uitvoering worden gegeven aan de inhoud van het nieuwe Informatiebeleidsplan dat in 2023 door de raad zal worden vastgesteld. Dit plan is het vervolg op het in 2016 vastgestelde Informatiebeleidsplan 2017-2020. De inhoud van dit nieuwe plan zal nadrukkelijk in lijn worden gebracht met de door de raad opnieuw vast te stellen visie op Informatievoorziening waarbij rekening wordt gehouden met reële ambities, noodzaak en haalbaarheid investeringen (wetgeving, politieke ambities vanuit het coalitieakkoord 2022-2026) en ambtelijke uitvoerbaarheid (beschikbare kwaliteit en kwantiteit).
Samenhangende Objectenregistratie (SOR)
Het cluster SOR zorgt voor goed gegevensbeheer. Dit beheer richt zich hoofdzakelijk op de wettelijke taken van bronhouder binnen de diverse basisregistraties (BAG, WOZ, BGT, Ondergrond) en de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB). Het doel van basisregistraties is dat (juiste) gegevens van burgers etc. door de overheid verplicht worden gebruikt en, zoveel als mogelijk, beschikbaar worden gesteld aan belanghebbenden (zowel intern als extern).
De doorontwikkeling van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) zal doorlopen tot en met 2023. De (basis)registraties met een geo-component zullen in de nabije toekomst op gaan in een -door de wetgever beoogde- samenhangende objectenregistratie. Dit is een landelijk project dat we op de voet blijven volgen.
Wet Open Overheid
Per 1 mei 2022 is de wet Open Overheid (Woo) in werking getreden. Drimmelen ambieert het niveau ‘Basis’, een niveau waarbij de wettelijke vereisten en implementatiestappen worden gevolgd.
Verantwoording 2022
In 2022 zijn de volgende activiteiten in het kader van de Woo uitgevoerd:
Beleidsvoornemens 2023
Voor de actieve openbaarheid zal per informatiecategorie een andere inwerkingtredingsdatum worden vastgesteld. In totaal gaat het om 11 categorieën van overheidsinformatie. Op moment van schrijven is nog geen Koninklijk Besluit genomen over de inwerkingtredingsdatum per categorie of cluster van categorieën. Het is dus nog niet duidelijk te zeggen wanneer de overige verplichten uit de wet gaan gelden en welke implementatie-activiteiten voor 2023 relevant zijn.
Binnen de Wet Open Overheid worden een aantal verplichtingen uit de archiefwet herhaald: een bestuursorgaan heeft de opgave om de informatiehuishouding op orde te brengen en zorgt dat de documenten die het ontvangt, vervaardigt of anderszins onder zich heeft, zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevinden (artikel 2.4 Woo). In artikel 6.1 Woo is - wat betreft de duurzame toegankelijkheid van digitale documenten – geëxpliciteerd dat bestuursorganen de verplichting hebben om maatregelen te treffen.
Hoewel voor de actieve openbaarheid dus nog wat onzekerheid geldt wat betreft de inwerkingtredingsdatum is het voor 2023 is het van belang dat de gemeente Drimmelen volgende stappen zet in de realisatie of optimalisatie van randvoorwaardelijke informatiebeheer- en informatievoorzieningscomponenten om aan de verplichtingen van de wet de kunnen voldoen.
Binnen het Informatievoorzieningsportfolio is een aantal projecten opgenomen die ervoor kunnen zorgen dat stappen worden gezet om de informatiehuishouding op orde te brengen en informatie uiteindelijk gepubliceerd kan worden. Voorbeelden hiervan zijn de inzet van E-formulierencomponent, het verder op orde maken van een zogeheten DocumentairStructuurPlan (DSP), de invoering van een anonimiseringstool waarmee gegevens binnen een informatieobject die niet gepubliceerd mogen worden, worden verwijderd of duurzaam onleesbaar gemaakt.
Verduurzamen gemeentehuis (incl. faciliteiten)
In 2021 zijn de eerste twee fasen van de verduurzaming van het gemeentehuis afgerond. Hierbij zijn onder andere drie warmtepompen geïnstalleerd en zonnepanelen op het dak van het gemeentehuis geplaatst. Daarnaast zijn aanpassingen aan de installaties gedaan om de geconstateerde comfort klachten te verbeteren. Na de uitvoeringsfase is begonnen met de beheerfase waarbij de werking van de installaties verder worden gefinetuned. Waar dat aan de orde is zullen aanvullende -beperkte- maatregelen worden uitgevoerd ter bevordering/verhoging van de klimatologische omstandigheden binnen het gemeentehuis (optimaliseren van het comfort).
Waar nodig en mogelijk zullen aanvullende maatregelen worden uitgevoerd welke de verdere verduurzaming van het gemeentehuis (plus gemeentewerf en milieustraat) ondersteunen. Hierbij wordt onder meer gedacht aan het uitwerken van plannen met betrekking tot elektrisch rijden (dienstauto BOA’s) en doorvoeren verduurzaming bij vervangingsinvesteringen.
Werkplekconcept en “het nieuwe werken” (HNW)
Door COVID-19 is de manier van werken snel veranderd en is thuiswerken -gecombineerd met werken op kantoor-nadrukkelijk in beeld gekomen hetgeen heeft geleid tot het in 2022 vastgestelde thuiswerkbeleid. In 2022 is verder uitvoering aan HNW gegeven. Vervolgacties vinden ook nog in 2023 plaats (met name inrichting kantoor/gemeentehuis) inclusief afronding project HNW en evaluatie ervan.
Documentaire Informatievoorziening en Informatiebeheer
In 2022 heeft de gemeentearchivaris weer een KPI verslag opgesteld. Het KPI-verslag (Kritische Prestatie Indicatoren) wordt elke twee jaar opgesteld en dient om de organisatie te ondersteunen bij verantwoording van en de zorg over het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995. Aan de hand van dit verslag wordt het lopende verbeterplan geactualiseerd waarna dit aan de raad, gemeentearchivaris en provincie Noord-Brabant (toezichthouder) wordt aangeboden.
Daarnaast wordt in 2023 verder uitvoering gegeven aan het project “plan van aanpak archiefkelder”. Dit met het doel om de archiefkelder zo veel mogelijk leeg te ruimen. Dit wordt gedaan door middel van het overdragen van dossiers naar het regionaal archief Tilburg (RAT) of via digitalisering. Van dit plan van aanpak zijn de afgelopen twee jaar al verschillende deelprojecten afgerond. Verwachting is dat in 2023 volledige uitvoering is gegeven aan dit plan.
Planning & Control (P&C)
Conform de Financiële Verordening stelt de gemeenteraad bij aanvang van de nieuwe raadsperiode de programma indeling voor die periode vast. Dit doet de gemeenteraad op voorstel van het college. De Financiële Commissie brengt hierover advies uit. Deze indeling gaat gelden m.i.v. de begroting 2023.
In 2022 is gestart worden met de vooronderzoek, inventarisatie en opstellen programma van eisen voor de aanbesteding van een -nieuw- financieel pakket. Hetgeen moet leiden tot uitvoering inclusief volledige implementatie in 2023 zodat vanaf 1-1-2024 gebruik zal worden gemaakt van dit nieuwe financiële pakket. Daarnaast staat 2023 in het teken van de keuze van een partner -op basis van Europese aanbesteding- voor de waardebepaling, aanslagoplegging, heffen en invordering etc. gemeentelijke belastingen, heffingen en uitvoering van de Wet WOZ (Waardering Onroerende Zaken).
Rechtmatigheid
Op 31 mei 2022 nam de Tweede Kamer de Wet versterking decentrale rekenkamers aan. Het wetsvoorstel zal nog in 2022 ook door de Eerste Kamer worden behandeld en naar verwachting vanaf de jaarstukken 2023 in werking treden.
Met de komst van deze nieuwe wet leggen niet langer de accountants maar de colleges verantwoording aan de raad af over de rechtmatigheid van het gevoerde beleid. Met de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV als uitgangspunt.
De verschuiving van de rechtmatigheidsverantwoording verlangt meer van de eigen controle op de mate waarin gemeenten hun (kritische) processen beheersen. Drimmelen werkt samen met een externe partij in het op niveau brengen en houden van die interne beheersing. Met in 2023 als resultanten een update van het Kaderplan Interne Beheersing, van het jaarlijkse Normenkader en Interne Controle-plan en de rechtmatigheidsverantwoording door het college in de jaarstukken 2023.
Informatiebeveiliging en Privacy
Gemeenten verwerken veel gegevens van burgers en bedrijven en vindt het belangrijk om op een juiste manier met deze gegevens om te gaan. Daarom wordt ingezet op de juiste beveiliging van deze gegevens en de bescherming van de privacy rechten van inwoners, ondernemers en werknemers van de gemeente. Hiervoor geldt de wettelijke grondslag op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Door de snelle maatschappelijke- en technologische ontwikkelingen en toenemende cybercriminaliteit worden de risico’s op dit gebied steeds groter. Om deze risico’s te verkleinen worden de wettelijke eisen en richtlijnen voor overheidsorganisaties steeds aangescherpt met als gevolg dat we nieuwe en aanvullende organisatorische en technische maatregelen dienen te implementeren om onze processen hieraan te laten voldoen.
Gestimuleerd door deze ontwikkelingen hebben alle Nederlandse gemeenten in 2021 de resolutie Digitale Veiligheid tijdens een Buitengewone Algemene Ledenvergadering van de VNG aangenomen. Gemeenten spraken daarin onder meer af om:
• elk jaar een digitaal incidentbestrijdingsplan te actualiseren en vast te stellen (Drimmelen beschikt nog niet over een digitaal incidentbestrijdingsplan).
• periodiek te oefenen met cyberincidenten om de gemeentelijke weerbaarheid te toetsen en te vergroten
• het onderwerp digitale veiligheid periodiek in het college van B en W te bespreken
• structureel voldoende budget vrij te maken voor blijvende weerbaarheid tegen digitale dreigingen
In het Coalitieakkoord “Bouwen aan een duurzaam, sociaal en veilig Drimmelen” is geanticipeerd op het beschikbaar zijn van voldoende budget. Het Coalitieakkoord gaat uit van een structurele uitbreiding van het budget met € 10.000.
Deze uitbreiding stelt de Chief Information Security Officer/Privacy Officer en de Functionaris Gegevensbescherming in staat om
• het informatiebeveiligingsplan uit te voeren
• een bewustwordings- en E-Learningprogramma aan te bieden
• het nieuwe Information Security Management System in te zetten
• informatiebeveiligings- en privacyrisico’s integraal te analyseren (IRPA), bijvoorbeeld door penetratietesten uit te voeren.
Naar aanleiding van het rekenkameronderzoek naar het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid (besluitvorming december 2019) en het aangepaste inkoopbeleid (vast gesteld door de raad in juni 2021) is in 2022 verder uitvoering gegeven aan de vastgestelde conclusies en aanbevelingen. Hierbij is vanaf 2022 onder andere ingezet op het invoeren van contactbeheer en het ontwikkelen van contactmanagement binnen de gehele gemeentelijke organisatie. Samen met het inkoopbureau West-Brabant is hiervoor in 2022 beleid opgesteld waaraan ook in 2023 en verder uitvoering aan gegeven zal worden.
Er zijn op dit moment geen specifieke beleidsmatige ontwikkelingen in 2023 voorzien. Afhankelijk van de mogelijke (wijze van) herontwikkeling van de ondersteunende afdelingen waaronder afdeling D&O, kunnen er wel beleidsmatige ontwikkelingen volgen.