Meer
Publicatiedatum: 02-11-2020

Inhoud

Programma onderdelen

E. Bedrijfsvoering

Inleiding

Een goede bedrijfsvoering is belangrijk voor het succesvol uitvoeren van de beschreven programma’s. Deze paragraaf geeft inzicht in de bedrijfsvoeringthema’s:

 

  1. Personeel en organisatie
  2. Informatievoorziening en automatisering
  3. Huisvesting en facilitaire zaken
  4. Financiën en Planning & Control
  5. Inkoop
  6. Juridische zaken.

 

A. Personeel en organisatie

Personeel

Ziekteverzuim

In 2019 had de gemeente Drimmelen een ziekteverzuim dat gelijk was aan dat van de sector landelijk en iets hoger dan ‘landelijk alle organisaties’ en ‘landelijk organisaties met meer dan 100 medewerkers’. Ten opzichte van 2018 is het ziekteverzuim 0.8% gedaald in 2019. Ondanks het coronavirus, lijkt de trend van verlaging van het ziekteverzuim in 2020 door te zetten. Vooral het kortdurend verzuim, waarop we het meeste invloed hebben, zien we dalen. Van belang blijft te benoemen dat we niet alle verzuim kunnen beïnvloeden. Het management krijgt sinds 2020 periodiek verzuimanalyses waardoor actuele informatie beschikbaar is over ziekteverzuim en er goed gestuurd kan worden op het zoveel mogelijk beperken en terugdringen van verzuim.

 

Wet ARBO (Arbeidsomstandigheden)

In 2021 wordt ARBO meer op de kaart gezet. We werken aan een nieuw arbobeleid. Daaronder valt het beleid ziekteverzuim, PSA (Psychosociale Arbeidsbelasting), werkdruk en werkstress, BHV (Bedrijfshulpverlening), beeldschermwerk en thuiswerken. Mede door Covid-19 verandert ook -versneld- het concept thuiswerken en het werken op kantoor. Ook hier spelen we in 2021 verder op in. Wanneer je medewerkers vraagt thuis te werken, ben je als werkgever verplicht te voorzien in een ergonomische werkplek. Dit wordt meegenomen in het thuiswerkprotocol en het “nieuwe werken”.

 

Daarnaast wordt het plan van aanpak van de RI&E (Risico-inventarisatie en -Evaluatie) verder uitgewerkt en uitgevoerd in 2021. De RI&E wordt in 2021 ook herzien vanwege het nieuwe werken.

 

Tot slot wordt in 2021 een PMO (Periodiek Medisch Onderzoek) gehouden. Er wordt onderzocht welke vorm bij gemeente Drimmelen past en aan welke vorm een vervolg gegeven kan worden, zodat de signalen uit het PMO goed opgepakt kunnen worden.

 

Bovenstaand draagt bij aan meer werkgeluk, minder fysieke en mentale klachten en daarmee een lager verzuimpercentage.

 

Salariskosten

Dit is het brutoloon volgens de salaristabel van de CAO (schaal/trede) met daarbij:


     IKB (Integraal Keuze Budget)
     werkgeverslasten (pensioenpremie, ww-premie)
     andere premies die de gemeente als werkgever af moet dragen.

 

De salariskosten van alle ambtenaren die in de formatie zijn meegenomen, inclusief de griffie.
In de primaire begroting van 2020 zijn de totale salariskosten € 12.453.346
In de primaire begroting van 2021 zijn de totale salariskosten € 12.671.210.

 

Organisatie

SPP (Strategische Personeel Planning)

SPP maakt een verbinding tussen de (toekomstige) organisatieontwikkelingen op korte en lange termijn en de daarbij gewenste kwalitatieve en kwantitatieve personeelsbezetting. Hierbij is het hebben van een toekomstvisie op de organisatie van groot belang én het hebben van een goed beeld van het huidige personeelsbestand. Een analyse van deze data vertalen we naar concrete acties die nodig zijn om het verschil tussen de bestaande en de toekomstige situatie te overbruggen en om toekomstige fricties (kwalitatief en kwantitatief) te voorkomen. Het uiteindelijke doel van SPP is de juiste persoon op de juiste plaats op het juiste moment om de (strategische) doelen van de organisatie te behalen. In 2021 zal de inventarisatie (organisatie breed) zijn afgerond en de resultaten zullen gebruikt worden voor het management om invulling en uitvoering te geven aan SPP.

 

Functieboek

Het functieboek ligt in het verlengde van SPP. Het moet een weerslag zijn van functies die in de gemeente Drimmelen nodig zijn. Naast SPP levert de Omgevingswet (in werking treden uitgesteld tot 1-1-2022) belangrijke input. In de begroting 2020 was reeds budget opgenomen voor het nieuwe functieboek. In 2021 zal uitvoering en implementatie plaatsvinden.

 

B. Informatievoorziening en automatisering

Informatievoorziening (en Dienstverlening)

In 2019 stelde de raad de Visie op Dienstverlening vast om een moderne en toekomstbestendige dienstverlening en informatievoorziening te borgen. De visie is “van buiten naar binnen” opgesteld. Daarbij maakten we gebruik van burgerparticipatie initiatieven. Er zijn zeven dienstverleningswaarden gedefinieerd. Deze vertaalden we naar vier leidende principes die gelden voor de dienstverlening door gemeente Drimmelen: betrouwbaar, mensgericht, efficiënt & interactief.

 

Ter uitvoering van het door de raad in 2019 vastgestelde visiedocument “toekomstbestendige Dienstverlening” is in 2020 het Ambitieplan vastgesteld, waarmee uitvoering wordt gegeven aan de door de raad vastgestelde kernwaarden Efficiënt, Betrouwbaar, Interactief en Mensgericht. Dit Ambitieplan is gevuld met diverse projecten/projectkaarten welke ondersteunend zijn aan het digitaliseren en/of optimaliseren van dienstverlening. In 2021 wordt concreet -verder- gewerkt aan:

 

  1. De verbetering van de telefonische bereikbaarheid en opvolging door middel van de inzet van een klantcontactsysteem. Hierbij wordt gebruik gemaakt van beschikbare onderzoekgegevens van waaruit verbetervoorstellen en -mogelijkheden worden gedestilleerd. Overigens wordt eveneens de applicatie (telefooncentrale) onder de loep genomen op technische mogelijkheden, aanvullingen en nieuwe gebruiksmogelijkheden om deze, waar nodig en mogelijk, verder te optimaliseren. Daarnaast wordt een digitale kennisbank ingericht ten behoeve van de medewerkers servicebalie
  2. In 2020 is gestart met zaakgericht werken, ofwel: Digitaal samenwerken. Dit is een combinatie van klantgericht en procesmatig -primaire- werkprocessen sturen waarmee voldaan kan worden aan de door de raad vastgestelde kernwaarden. In 2021 wordt hier verder inrichting en uitvoering aan gegeven
  3. Het verder optimaliseren en gebruik maken van de verschillende faciliteiten binnen Office 365. Zoals de verschillende mogelijkheden van binnen deze applicatie beschikbare modules (Teams, Sharepoint e.d.) om daarmee ook het thuis werken verder te ondersteunen en te optimaliseren. Uiteraard zullen medewerkers hier getraind en opgeleid moeten worden om optimaal gebruik te kunnen maken van deze modules en vaardig zijn in goede borging van de gebruikte informatie(voorziening). Waar nodig en mogelijk zal dit o.m. in samenwerking met de gemeente Breda worden opgepakt
  4. Vanuit organisatieontwikkeling wordt in 2021 nadrukkelijk ingezet op het thema “Basisdienstverlening op orde” : We dragen zorg voor moderne dienstverlening, die past bij de verschillende behoeften en mogelijkheden van onze inwoners. Onze informatievoorziening brengen we op orde, zodat we meer data-gestuurd kunnen gaan werken. In onze communicatie zijn we helder, vaardig en bereikbaar. Daarnaast wordt geïnvesteerd in het optimaliseren van de diverse digitale vaardigheden van medewerkers via trainingen en opleidingen. In 2021 zal daarnaast ook uitvoering worden gegeven aan het geactualiseerde mobile devices beleid waarbij medewerkers worden gefaciliteerd om hun werkzaamheden, inclusief het digitaal vergaderen, steeds meer digitaal op te pakken en te verwerken, vanuit kantoor en/of vanuit huis.

 

Gegevensbeheer

Het team Gegevensbeheer zorgt voor goed gegevensbeheer. Het sub-team” beheer informatievoorziening” heeft een cruciale positie bij incidenten- en wijzigingenbeheer voor de interne organisatie, de externe (software)leveranciers en de gemeente Breda. Dit sub-team doet het functioneel beheer 2.0 voor de benoemde kernapplicaties (cruciaal voor de bedrijfsvoering). In 2020 is een doorontwikkeling gestart die doorloopt in 2021. Hierbij ligt de focus op datakwaliteit en de taakvolwassenheid van medewerkers en inzicht in de verschillende rollen binnen het informatievoorzieningsdomein en hoe het best invulling en uitvoering gegeven kan en moet worden aan taken, verantwoordelijkheden, samenwerken en aanspreken op het nakomen van afspraken..

 

Daarnaast voert het sub-team “samenhangende objectenregistraties” de gemeentelijke taken uit binnen de basisregistraties (BAG, WOZ, BGT, Ondergrond) en de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB). Het doel van basisregistraties is dat (juiste) gegevens van burgers etc. door de overheid verplicht worden gebruiken, zoveel als mogelijk, beschikbaar worden gesteld aan belanghebbenden (zowel intern als extern).

 

In 2020 is gestart met de uitvoering van het waarderen op gebruiksoppervlak voor de WOZ. Dit loopt nog door in 2021. Ook de doorontwikkeling van de Basisregistratie Grootschalige Topografie zal doorlopen tot en met medio 2022.. Per 1 januari 2021 wordt er weer een nieuwe tranche in de wetgeving bij de Basisregistratie Ondergrond (BRO) ingevoerd; de gevolgen hiervan voor onze gemeente zullen worden geïmplementeerd. In 2021 wordt de WKPB bijgehouden door onze collega’s in een applicatie bij het Kadaster. In 2020 is de gemeente Drimmelen als eerste gemeente in Noord-Brabant naar dit systeem overgegaan.. De (basis)registraties met een geo-component zullen in de nabije toekomst op gaan in een samenhangende objectenregistratie. Dit is een landelijk project dat we op de voet volgen.

 

C. Huisvesting en facilitaire zaken

Verduurzamen gemeentehuis

In 2020 zijn de werkzaamheden gestart voor de verduurzaming van het gemeentehuis en het verbeteren van de geconstateerde hardnekkige comfort klachten. In 2020 zijn drie warmtepompen geplaatst en zijn zonnepanelen op het dak van het gemeentehuis geplaatst. Begin 2021 worden de laatste aanpassingen gedaan. Dit zijn onder andere het aanbrengen van extra zonwering en de noodzakelijke vervanging van glas op een aantal plekken.

 

Werkplekconcept en “het nieuwe werken”

Begin 2020 is het project vervangen kantoormeubilair gestart. Door Covid-19 is de manier van werken snel veranderd en is thuiswerken nadrukkelijker in beeld gekomen; nagenoeg alle medewerkers hebben een thuiswerk faciliteit. Onderzocht wordt hoe we het best invulling kunnen geven aan het nieuwe werkplek concept met inachtneming van omstandigheden, inhoud werkzaamheden, behoefte en noodzaak om af te stemmen en samen te werken alsook het implementeren van de technische mogelijkheden welke steeds meer beschikbaar komen. Daarom wordt breed gekeken hoe we het best de organisatie en medewerkers hierbij kunnen ondersteunen en faciliteren. Dit via thuiswerken, vertrekken mobiele devices, vaste telefonie en meubilair. In 2021 wordt hier verder uitvoering aan gegeven.

 

Archief

In het najaar van 2020 is de gemeentearchivaris op bezoek geweest voor het opstellen van het twee jaarlijkse KPI-verslag. De rapportage zal begin 2021 aan de raad aangeboden worden samen met het door de gemeente opgestelde verbeterplan (inzicht in voortgang).

 

Daarnaast staan in 2021 op de planning:

  • Verdere uitvoering project “plan van aanpak archiefkelder”. Met het doel om de archiefkelder zo veel mogelijk leeg te ruimen. Dit door middel van overdragen dossiers of via digitaliseren
  • Project digitaliseren SSD. Doel van dit project is om de cliëntendossiers van de afdeling Maatschappelijke Aangelegenheden te gaan digitaliseren en daarbij een  koppeling te realiseren tussen het DMS Corsa en de vak applicatie SSD. Zodat deze dossiers op een goede en duurzame manier (die voldoet aan de Archiefwet) worden bewaard en beschikbaar zijn.

 

D. Financiën en Planning & Control

Planning & Control (P&C)

Sinds de Programmabegroting 2020 ontsluit Drimmelen haar P&C-producten digitaal via Pepperflow, een applicatie die in gezamenlijkheid door gemeenteraad, het college en het ambtelijk apparaat werd geselecteerd. Het gebruik van een digitale applicatie betekent dat de coördinerende taken veranderen. Voor zover dit van invloed is of van belang is voor financiële commissie en raad zullen deze daarbij uiteraard betrokken worden dan wel geïnformeerd.

 

Rechtmatigheid

Vanaf de jaarstukken 2021 leggen niet langer de accountants maar de colleges verantwoording aan de raad af over de rechtmatigheid van het gevoerde beleid. Onze gemeenteraad nam in 2020 het besluit om daarbij 2020 als proefjaar aan te merken en tot uitbreiding van de interne controlecapaciteit over te gaan. In de begroting 2021 is rekening gehouden met het financieel effect van die formatie-uitbreiding.

 

Informatiebeveiliging en Privacy

De gemeente Drimmelen verwerkt veel gegevens van burgers en bedrijven en vindt het uitermate belangrijk om op een juiste en zorgvuldige manier met deze gegevens om te gaan. Daarom wordt ingezet op de juiste beveiliging van deze gegevens. In 2016 is gestart met de structurele borging van informatiebeveiliging en privacy. Hiervoor geldt de wettelijke grondslag op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

 

Door de snelle maatschappelijke en technologische ontwikkelingen, naast de toenemende cybercriminaliteit, worden de risico’s op dit gebied steeds groter. Om deze risico’s te verkleinen worden de wettelijke eisen en richtlijnen voor overheidsorganisaties steeds verder aangescherpt met als gevolg dat we nieuwe en aanvullende organisatorische en technische maatregelen dienen te implementeren om onze processen hieraan te laten voldoen. Hieraan zal in 2021 verder invulling worden gegeven.

 

In 2017 is het verantwoordingsproces eenduidige normatiek single informatie audit (ENSIA) van start gegaan. Naast dat er verantwoording wordt afgelegd door middel van zelfevaluatie, worden de verplichte normen ook getoetst door een externe controleur. Doordat er sinds 2020 een nieuw normenkader voor informatiebeveiliging (BIO) wordt gehanteerd met enkele aanvullende normen zijn de kosten voor de externe controleur ook gestegen.

 

Het jaar 2021 zal worden benut om meer beveiligingsmaatregelen te treffen en te voldoen aan de privacywetgeving. Dit zal worden vorm gegeven door:

  • Opleiding en training
  • Creëren van verdere bewustwording
  • Inrichten van het managementsysteem
  • Uitvoeren van pentesten (toets op kwetsbaarheden)
  • Uitvoeren van risicoanalyses (verwerking van persoonsgegevens in risicovolle processen)

 

E. Inkoop

Naar aanleiding van het Rekenkameronderzoek naar het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid (besluitvorming december 2019) is besloten het huidige inkoopbeleid te evalueren en daar waar nodig aan te passen. In de eerste helft van 2021 wordt deze evaluatie aan de raad aangeboden.

 

Daarnaast is in het Rekenkameronderzoek inkoop aandacht gevraagd voor contractmanagement. In 2020 is gestart met deze evaluatie en wordt bezien op welke aspecten we dit beleid kunnen verbeteren. Waar nodig zal monitoring, sturing en rapporteren worden aangescherpt.

 

F. Juridische Zaken

Er zijn geen specifieke beleidsmatige ontwikkelingen in 2021 voorzien.