Een goede bedrijfsvoering is belangrijk voor het succesvol uitvoeren van de beschreven programma’s. Deze paragraaf geeft inzicht in de bedrijfsvoeringthema’s:
ARBO (ARBeidsOmstandigheden)
Op 1 januari 2020 start de nieuwe Arbodienst. Het inregelen van een nieuwe Arbodienst vraagt in de beginfase extra ambtelijke capaciteit. Eind 2019 vond een nieuwe RI en E (Risico-Inventarisatie en Evaluatie) plaats. De uitwerking hiervan start in 2020.
Externe krachten
Door toename van de inhuur van externe krachten in 2018 en 2019, voerden we in 2019 een analyse uit. Onder externe krachten verstaan we inhuurkrachten en de tijdelijke ophoging van uren van medewerkers met een aanstelling bij de gemeente Drimmelen. In 2020 kijken we hoe we hier in de toekomst mee omgaan, waarbij het de wens is zoveel mogelijk mensen in vaste dienst aan te nemen.
Salariskosten
Dit is het brutoloon volgens de salaristabel van de CAR/UWO (schaal/trede) met daarbij:
• vakantiegeld en eindejaarsuitkering
• werkgeverslasten (pensioenpremie, ww-premie)
• andere premies die de gemeente als werkgever af moet dragen.
Functieboek
In 2020 evalueren we het functieboek van de gemeente Drimmelen om aan de hand daarvan tot een nieuw functieboek te komen. Hier zijn kosten aan verbonden.
Ziekteverzuim
In 2018 had de gemeente Drimmelen een ziekteverzuim dat hoger was dan dat van de sector landelijk. De belangrijkste oorzaken hiervan zijn een aantal langdurig zieken en een hogere frequentie van kortdurend verzuim. Voor de cijfers verwijzen we naar het sociaal jaarverslag 2018. Deze tendens lijkt in 2019 vooralsnog niet gekeerd te worden. We zetten daarom in 2020 verder in op het verlagen van het ziekteverzuim. Hierbij is van belang dat we niet alle verzuim kunnen beïnvloeden.
Samenwerking ICT
De ICT/Systeembeheertaken en het netwerk-, server- en werkplekbeheer zijn eind 2018 gemigreerd naar de ICT-afdeling van Breda. Sindsdien is het uitgangspunt dat de continuïteit van de bedrijfsvoering binnen Drimmelen gewaarborgd moet zijn via intensieve samenwerking met gemeente Breda. De ondersteuning van de organisatie gebeurt door en vanuit het nieuw gevormde team gegevensbeheer binnen de afdeling Middelen. De ondersteuning verfijnen en professionaliseren we stelselmatig en planmatig. U leest hierover meer bij het onderdeel gegevensbeheer.
Na afronding van het project ICT-migratie konden we ons in 2019 focussen op het uitvoeren van projecten uit het Informatiebeleidsplan. Deze projecten richten zich op kwalitatieve en kwantitatieve verbetering van de interne en externe dienstverlening aan onze inwoners. Dit zetten we voort in 2020.
Informatievoorziening
In 2019 stelde de raad de Visie op Dienstverlening vast om een moderne en toekomstbestendige dienstverlening en informatievoorziening te borgen. De visie is van buiten naar binnen opgesteld. Daarbij maakten we gebruik van burgerparticipatie initiatieven. Er zijn zeven dienstverleningswaarden gedefinieerd. Deze vertaalden we naar vier leidende principes die gelden voor de dienstverlening door gemeente Drimmelen: betrouwbaar, mensgericht, efficiënt & interactief.
Het klantperspectief is de basis voor elk proces.
In de tweede helft van 2019 startten we met het opstellen van het ambitieplan dienstverlening & informatievoorziening. In het ambitieplan staan projectkaarten opgenomen die de gewenste dienstverlening en het vast te stellen niveau ondersteunen. Vanaf 2020 richten we een aantal dienstverleningsprocessen in om te verbeteren. Het gaat om een meerjarig project dienstverlening tot en met 2021.
Het updaten en upgraden van software is complex. Daarom maakten we in 2019 een inventarisatie van alle ICT wensen en prioriteiten.
Projecten die in 2019 zijn opgestart en die doorlopen in 2020:
• Uitvoering en actualisering van Informatiebeveiliging (zie ook onder kopje Informatiebeveiliging).
• Modernisering van elektronische formulieren.
• Doorontwikkeling website (selfservice, kanaalsturing, portaal Klant Contact Centrum).
• Invoering zaakgericht werken (zaaksysteem).
• Implementatie van de wet Modernisering Elektronisch verkeer.
• Implementatie/verbetering gebruik MijnOverheid
• Implementatie Generieke Digitale Infrastructuur. (Deze bestaat uit standaarden, producten en voorzieningen die gezamenlijk gebruikt worden).
• Opstellen van Geo-informatie beleidsplan.
• Implementatie tool voor twitter, facebook en overige social media.
• Inrichten bedrijven loket/aansluiten op ondernemersplein.
• Publiceren van gegevens op de kaart (digitale plattegrond van de gemeente).
• Single-Sign-On software (eenmalig inloggen waarmee automatische toegang wordt verschaft tot meerdere programma’s in het netwerk).
• Opstellen van een visie over informatievoorziening van de Omgevingswet (VIVO).
Gegevensbeheer
Het team gegevensbeheer zorgt voor goed gegevensbeheer. Het team heeft een cruciale positie bij incidenten- en wijzigingenbeheer voor de interne organisatie, de externe (software)leveranciers en de gemeente Breda. Daarnaast voeren we ook de gemeentelijke taken uit binnen de basisregistraties (BAG, WOZ, BGT, Ondergrond) en de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB). Het doel van basisregistraties is dat gegevens van burgers door de overheid verplicht worden gebruikt.
In 2020 geven we uitvoering aan het waarderen op gebruiksoppervlak voor de WOZ, de gevolgen van nieuwe tranches in wetgeving bij de Basisregistratie Ondergrond (BRO) en de WKPB. De naam van het team gegevensbeheer dekt de lading niet. We denken daarom na over een nieuwe naam.
Huisvesting
In 2019 werd de opdracht tot ‘ontwerp verduurzaming gemeentehuis’ aanbesteed. In 2020 doorlopen we een aanbesteding om een installateur te zoeken die deze opdracht uitvoert. We verwachten eind 2e, begin 3e kwartaal 2020 de opdracht te gunnen. Uitvoering start in overleg met de opdrachtnemer in 2020 of 2021.
Pilot werkplekken
Tot eind 2019 testen collega’s verschillende werkplekken en opstellingentijdens de pilot van een nieuw werkplekconcept. Na de evaluatie kijken we in 2020 welke werkplekken we in het gemeentehuis gaan gebruiken. We besteden dit aan.
Archief
In 2020 ontvangen we de gemeentearchivaris weer voor het tweejaarlijks KPI-verslag. Planning is dat in het 2e kwartaal deze inspectie wordt uitgevoerd waarna in het 3e kwartaal de resultaten worden verwacht. Deze rapportage bieden we daarna aan de raad aan. In 2020 voeren we het project Plan van aanpak archiefkelder uit. Dit las u al in de raadsbrief van juli 2019 Voortgangscontrole 2019 en stand van zaken archiefruimte. Voor 2020 staat op de planning:
• overdragen digitale bouwdossiers tot 2010 naar het E-Depot (Elektronisch Depot)
• vervroegd overdagen bewarende gedeelte naar het Regionaal Archief Tilburg (RAT)
• digitaliseren papieren informatie 2013-2018 is eind 2019 aanbesteed en ronden we af in Q2 -2020.
Security
Op 25 mei 2018 trad de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. In dat jaar zorgde de beleidsmedewerker Informatiebeveiliging als waarnemend Functionaris Gegevensbescherming (FG) ervoor dat Drimmelen aan de vereisten van de toezichthouder (Autoriteit Persoonsgegevens) voldeed.
Half 2019 stelde Drimmelen parttime een vaste FG aan. Tot en met het 1e kwartaal van 2020 voeren we verdiepende werkzaamheden uit. Het privacybeleid en de processen beschrijven we en stellen we vast. Ook zetten we in op het vergroten van het bewustzijn van medewerkers. In het eerste kwartaal van 2020 voeren we Data Protection Impact Assessments uit om de beveiliging van persoonsgegevens te toetsen.
Vanaf 1 januari 2020 vervangt de wetgever de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) door de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO legt meer nadruk op risicomanagement dan de BIG, die gaat over specifieke maatregelen. Nieuw is ook dat de BIO uitgaat van drie beveiligingsniveaus van informatie. De BIO volgt de opbouw van de ISO 27002:2017 standaard.
Communicatie
Drimmelen organiseert tweejaarlijks een Burgerpeiling. Met als doel om het beleid en de dienstverlening zo goed mogelijk af te stemmen op de wensen van onze inwoners. In 2020 raadplegen we de inwoners van onze gemeente opnieuw. De uitkomst communiceren we via lokale media en de website waarstaatjegemeente.nl aan de inwoners en andere geïnteresseerden.
Organisatie
In de verslagjaren 2015 – 2018 werden de jaarstukken beoordeeld door accountantskantoor BDO. In 2019 is besloten om niet te verlengen. September 2019 gunde de gemeenteraad de accountancy aan een nieuw accountantskantoor. Q-Concepts controleert de jaarstukken 2019 tot en met 2021, met voor de gemeente de optie om de overeenkomst met een jaar te verlengen.
Administratieve organisatie
In 2020 implementeert de gemeente software voor het bewaken van de kwaliteit van haar interne controles.
Inkoop
Eind 2019 is het rekenkameronderzoek afgerond voor ons inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dit onderzoek vormt de basis voor het evalueren van het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid. Normaal gesproken evalueren we eens in de 4 jaar, maar we kiezen dus om dit in 2020 al te doen en niet in 2021. Tijdens de evaluatie nemen we de volgende onderwerpen mee:
• Kunnen we het inkoopbeleid smart maken met subdoelen, prestatie-indicatoren en activiteiten?
• Hoe stellen we een beleid op met Social Return On Investment (SROI)?
• Het in 2020 te actualiseren duurzaamheidsbeleid en het eventueel tekenen van het manifest verantwoord inkopen.
• Beleid opstellen rondom regionaal inkopen. Op dit moment loopt er een pilot met het uitnodigen van partijen met het kokerprincipe (nieuwe manier van uitnodigen van partijen). In Q3 2019 evalueren we dit.
• Hoe evalueer je aanbestedingen en wat leer je van de verbeterpunten?