Een goede bedrijfsvoering is belangrijk voor het succesvol uitvoeren van de beschreven programma’s. Deze paragraaf geeft inzicht in de bedrijfsvoeringthema’s:
Ziekteverzuim
Het verzuimpercentage over 2020 bedroeg in totaal 4,62% en zit daarmee onder de target voor onze organisatie, die is vastgesteld op 5,40%. Dit ondanks, of wellicht ook dankzij corona. Thuiswerken was voor veel collega’s erg wennen, maar bood tegelijk voor velen ook ruimte voor een betere balans tussen werken en privé.
In 2020 had gemeente Drimmelen een lager ziekteverzuimpercentage dan landelijk binnen gemeenten. Het landelijk verzuimpercentage binnen gemeenten is namelijk vastgesteld op 5,5%. Gemeente Drimmelen zit met het verzuimpercentage ook onder de percentages “landelijk alle organisaties” (percentage 4,8%) en “landelijk organisaties met meer dan 100 medewerkers” (percentage 5,4%).
ARBO (Arbeidsomstandigheden)
In 2021 is Gemeente Drimmelen gestart met Het Nieuwe Werken (HNW), ook wel hybride werken genoemd. Dit houdt in dat er plaats onafhankelijk gewerkt kan worden en dat het kantoor vooral fungeert als ontmoetingsplek. Dit loopt door in 2022 als de daadwerkelijke aanpassing van het gemeentehuis plaatsvindt. Hier zit een aantal Arbo technische aspecten aan vast, zodat inzet ook in 2022 op dit onderwerp nog nodig zal zijn. Er wordt ook, op basis van HNW en de aanpassingen in het gemeentehuis, in 2022 een aangepaste RI&E opgesteld.
Voor 2021 stond een PMO (Periodiek Medisch Onderzoek) gepland. Dit is als gevolg van corona niet door gegaan en zal, samen met het MTO (Medewerkers Tevredenheids Onderzoek), dat in 2021 een andere invulling heeft gekregen in relatie tot HNW, opgepakt worden.
Dit alles moet bijdragen aan meer werkgeluk, minder fysieke en mentale klachten en dus een lager verzuimpercentage.
Salariskosten
Dit is het brutoloon volgens de salaristabel van de CAO (schaal/trede) met daarbij: IKB (Integraal Keuze Budget) werkgeverslasten (pensioenpremie, ww-premie) andere premies die de gemeente als werkgever af moet dragen. De salariskosten van alle ambtenaren die in de formatie zijn meegenomen, inclusief de griffie.
In de primaire begroting van 2021 zijn de totale salariskosten € 12.671.210
In de primaire begroting van 2022 zijn de totale salariskosten € 13.388.218.
Informatievoorziening (en Dienstverlening)
Ter uitvoering van het door de raad in 2019 vastgestelde visiedocument “toekomstbestendige Dienstverlening” is in december 2020 het Ambitieplan Dienstverlening en Informatievoorziening vastgesteld, waarmee uitvoering wordt gegeven aan de door de raad vastgestelde kernwaarden Efficiënt, Betrouwbaar, Interactief en Mensgericht. Dit Ambitieplan is gevuld met -bij aanvang 9- projecten welke ondersteunend zijn aan het digitaliseren en/of optimaliseren van dienstverlening. In 2022 wordt verder gewerkt aan:
In 2022 zal planmatig uitvoering worden gegeven aan de inhoud van het nieuwe Informatiebeleidsplan dat in 2022 door de raad zal worden vastgesteld. Dit plan is het vervolg op het in 2016 vastgestelde Informatiebeleidsplan 2017-2020.
Samenhangende Objectregistraties (SOR) en Beheer Informatie Systemen (BIS)
Het cluster SOR zorgt voor goed gegevensbeheer. Het cluster BIS heeft een cruciale positie bij incidenten- en wijzigingenbeheer voor de interne organisatie, de externe (software)leveranciers en de gemeente Breda. Cluster BIS doet het functioneel beheer voor de benoemde kernapplicaties (cruciaal voor de bedrijfsvoering). In 2020 is een doorontwikkeling gestart die doorloopt tot in 2022. Hierbij ligt de focus op datakwaliteit, volledigheid en juistheid en de taakvolwassenheid van medewerkers en inzicht in de verschillende rollen binnen het informatievoorzieningsdomein en hoe het best invulling en uitvoering gegeven kan en moet worden aan taken, verantwoordelijkheden, samenwerken en aanspreken op het nakomen van afspraken. Ook neemt het team hun verantwoordelijk bij het terugkoppelen van inconsistenties aan vakafdelingen en ketenpartners.
Daarnaast voert het cluster SOR de gemeentelijke taken uit binnen de basisregistraties (BAG, WOZ, BGT, Ondergrond) en de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB). Het doel van basisregistraties is dat (juiste) gegevens van burgers etc. door de overheid verplicht worden gebruikt en, zoveel als mogelijk, beschikbaar worden gesteld aan belanghebbenden (zowel intern als extern).
De doorontwikkeling van de Basisregistratie Grootschalige Topografie zal doorlopen tot en met 2022. Per 1 januari 2021 wordt er weer een nieuwe tranche in de wetgeving bij de Basisregistratie Ondergrond (BRO) ingevoerd; de gevolgen hiervan voor onze gemeente zullen worden geïmplementeerd. Sinds 2021 wordt de WKPB bijgehouden door onze collega’s in een applicatie bij het Kadaster. In 2020 is de gemeente Drimmelen als eerste gemeente in Noord-Brabant naar dit systeem overgegaan. De (basis)registraties met een geo-component zullen in de nabije toekomst op gaan in een samenhangende objectenregistratie. Dit is een landelijk project dat we op de voet volgen.
Verduurzamen gemeentehuis
Begin 2021 zijn de eerste twee fasen van de verduurzaming van het gemeentehuis afgerond. Hierbij zijn onder andere drie warmtepompen geïnstalleerd en zonnepanelen op het dak van het gemeentehuis geplaatst. Daarnaast zijn aanpassingen aan de installaties gedaan om de geconstateerde comfort klachten te verbeteren. Na de uitvoeringsfase is er begonnen met de beheerfase waarbij de werking van de installaties worden gefinetuned.
Eind 2021 startte de derde en afrondende fase, waarbij zonwerende folie en binnen zonwering is aangebracht. In het 2e kwartaal 2022 wordt een eerste evaluatie uitgevoerd om te kijken of alles functioneert en ingeregeld is zoals bedacht en uitgetekend. Hierbij kunnen we ook een eerste rapportage genereren over de werkelijke energieverbruiken evenals realisatie van de doelstellingen (waaronder verbetering klimatologische omstandigheden ed.).
Zodra alle werkzaamheden begin 2022 zijn afgerond zal er voor het gemeentehuis een nieuwe energielabel worden aangevraagd. Dit om te voldoen aan de verplichting van energielabel C die alle kantoren moeten hebben vanaf 2023.
Werkplekconcept en “het nieuwe werken”
Door COVID-19 is de manier van werken snel veranderd en is thuiswerken nadrukkelijker als werkplek in beeld gekomen. Aan de hand van een uitgezette vragenlijst blijkt dat medewerkers het thuiswerken voor een aantal dagen in de week prettig vinden en dit in de toekomst zo willen blijven doen.
In 2021 is een project gestart om aan het nieuwe werken concreet invulling te geven, te implementeren tot en met succesvolle afronding en borging. Aan de hand van deze uitgangspunten zijn deelplannen opgesteld waaraan vanaf 2021 tot en met medio 2022 uitvoering wordt gegeven.
Documentaire Informatievoorziening en Informatiebeheer
In 2022 zal de gemeentearchivaris weer een KPI-verslag opstellen. Het KPI-verslag wordt elke twee jaar opgesteld en dient om de organisatie te ondersteunen bij verantwoording van en de zorg over het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995. Aan de hand van dit verslag zal een verbeterplan worden opgesteld waarna dit aan de raad wordt aangeboden.
Daarnaast wordt in 2022 verdere uitvoering gegeven aan het project “plan van aanpak archiefkelder”. Dit met het doel om de archiefkelder zo veel mogelijk leeg te ruimen. Dit wordt gedaan door middel van het overdragen van dossiers naar het regionaal archief Tilburg (RAT) of via digitalisering. Van dit plan van aanpak zijn de afgelopen twee jaar al verschillende deelprojecten afgerond. Verwachting is dat eind 2022 volledige uitvoering is gegeven aan dit plan.
Planning & Control (P&C)
Conform artikel 2 van de Financiële Verordening gemeente Drimmelen 2021 stelt de gemeenteraad bij aanvang van de nieuwe raadsperiode de programma indeling voor die periode vast. Dit doet de gemeenteraad op voorstel van het college. De Financiële Commissie brengt hierover advies uit. Deze indeling gaat gelden m.i.v. de begroting 2023.
In 2022 zal gestart worden met de vooronderzoek, inventarisatie en opstellen programma van eisen voor de aanbesteding van een -nieuw- financieel pakket. Tevens zal in de tweede helft van 2022 worden gestart met het opstellen van scenario’s en een programma van eisen t.b.v. waardebepaling, aanslagoplegging, heffen en invordering etc. gemeentelijke belastingen, heffingen en uitvoering van de Wet WOZ (Waardering Onroerende Zaken).
Rechtmatigheid
Vanaf de jaarstukken 2022 leggen niet langer de accountants maar de colleges verantwoording aan de raad af over de rechtmatigheid van het gevoerde beleid. Onze gemeenteraad nam in 2020 het besluit om daarbij 2020 als proefjaar aan te merken en tot uitbreiding van de interne controlecapaciteit over te gaan. Door het uitstel kan van de rechtmatigheidsverantwoording van de jaarstukken 2021 naar 2022 zal 2021 als proefjaar gebruikt worden. De aanstaande rechtmatigheidsverantwoording door het college – die onderdeel is van de nieuwe Wet versterking decentrale rekenkamers – zal aanleiding zijn om het Kaderplan Interne Beheersing te actualiseren en door de raad vast te laten stellen.
Verder zal Concern Control onderzoeken of ondersteuning van een ICT-programma wenselijk is om de interne controle en beheersing te professionaliseren en efficiënter in te richten. Daarnaast wordt mede naar aanleiding van de aanbeveling van de accountant gekeken hoe de gemeente een frauderisicoanalyse kan opzetten. Mogelijk wordt er een externe specialist ingezet om te assisteren bij deze opzet.
Informatiebeveiliging en Privacy
De gemeente Drimmelen verwerkt veel gegevens van burgers en bedrijven en vindt het belangrijk om op een juiste manier met deze gegevens om te gaan. Daarom wordt ingezet op de juiste beveiliging van deze gegevens en de bescherming van de privacy rechten van inwoners, ondernemers en werknemers van de gemeente. In 2022 zal worden voortgegaan met de structurele borging van informatiebeveiliging en privacy die in 2016 in gang is gezet. Hiervoor geldt de wettelijke grondslag op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Door de snelle maatschappelijke- en technologische ontwikkelingen en toenemende cybercriminaliteit worden de risico’s op dit gebied steeds groter. Om deze risico’s te verkleinen worden de wettelijke eisen en richtlijnen voor overheidsorganisaties steeds verder aangescherpt met als gevolg dat we nieuwe en aanvullende organisatorische en technische maatregelen dienen te implementeren om onze processen hieraan te laten voldoen.
Sinds 2021 is het tevens verplicht om een audit uit te voeren voor de Wet politiegegevens, ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen van politiegegevens.
In 2021 hebben alle Nederlandse gemeenten voorts de resolutie Digitale Veiligheid tijdens een Buitengewone Algemene Ledenvergadering van de VNG aangenomen. Gemeenten spraken daarin onder andere af om:
Het jaar 2022 zal worden benut om – binnen de grenzen van het beschikbaar gestelde budget - verdere beveiligingsmaatregelen uit de BIO te treffen, te blijven voldoen aan de privacywetgeving en de resolutie Digitale Veiligheid na te leven. Dit zal worden vorm gegeven door:
Naar aanleiding van het rekenkameronderzoek naar het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid (besluitvorming december 2019) en het aangepaste inkoopbeleid (vastgesteld door de raad in juni 2021) wordt in 2022 verdere uitvoering gegeven aan de vastgestelde conclusies en aanbevelingen. Hierbij wordt vanaf 2022 onder andere ingezet op het invoeren van contactbeheer en contactmanagement binnen de gehele gemeentelijke organisatie. Samen met het inkoopbureau West-Brabant wordt hier beleid voor opgesteld en verder uitvoering aan gegeven.
Er zijn geen specifieke beleidsmatige ontwikkelingen in 2022 voorzien.