E. Bedrijfsvoering

De gemeente acteert in een sterk veranderende omgeving, waarin tal van nieuwe ontwikkelingen op de gemeente af komen. Al deze ontwikkelingen vereisen een organisatie die mee moet kunnen bewegen. Om dat te bereiken zijn we met de volgende zaken aan de slag gegaan in 2023.

Functiehuis
Het functieboek, waar alle functies in zijn beschreven, is aan herziening toe. De functies zijn nogal specialistisch ingevuld. Dit, samen met de relatief kleine formatie, zorgt ervoor dat de kwetsbaarheid groot is. In 2023 heeft de afdeling P&O, samen met het managementteam en de ondernemingsraad verschillende mogelijkheden voor een nieuw functiehuis bekeken en vergeleken. Unaniem is inmiddels een keuze gemaakt voor een nieuw functiehuis, wat in 2024 geïmplementeerd zal worden. 

Strategische personeelsplanning
In 2023 is ingespeeld op het vertrek van medewerkers wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Hierbij is stilgestaan welke functies we in de nabije toekomst nodig hebben. Dit betekent dat we niet per se een-op-een de functie van de vertrekkende medewerker hebben ingevuld maar dat we organisatie breed gekeken hebben naar welke functies de organisatie nodig heeft. 

Binnenhalen van generalistisch jong talent
Mede gelet op strategische personeelsplanning, zijn we in 2023 begonnen met het werven van trainees. We hebben 6 trainees geworven, die inmiddels binnen verschillende werkvelden werkzaam zijn. Daarnaast zijn we gestart met het werven van 7 nieuwe functioneel beheerders na het raadsbesluit in de zomer voor een nieuwe opzet. Het aantal jonge medewerkers is in 2023 fors gestegen. Inmiddels is 19% van de werknemers jonger dan 35 jaar.

Aantrekkelijk werkgeverschap
In 2023 zijn we gestart met een introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Daarin wordt naast een interactieve introductiedag, aandacht besteed aan benodigde interne opleidingen, het kennismaken met de organisatie en niet onbelangrijk, het kennismaken met het geografische werkgebied. Ook nemen we eventuele opleidingskosten over van nieuwe medewerkers. Enkele jonge medewerkers die nog niet volledig aan het kennisniveau voldoen, krijgen van ons een gedegen opleidingsjaar. Ook de balans werk-privé in combinatie met de mogelijkheid hybride te werken maken van ons een aantrekkelijke werkgever. Medewerkers die in dienst komen, kunnen na hun proeftijd een Arbo technisch verantwoorde thuiswerkplek in laten richten door de gemeente.

Opleidingsplan
Zoals hierboven aangegeven zijn we in 2023 gestart met een opleidingsplan voor nieuwe medewerkers. Organisatie breed hebben we ongeveer € 241.500 besteed aan opleidingen. Uit dit budget heeft onder andere iedere medewerker een training gevolgd wat betreft digitale vaardigheden (Microsoft 365). In 2023 is fors geïnvesteerd in het samenwerken in MS Teams. Dit gaat in 2024 een vervolg krijgen.

Ziekteverzuim
Het verzuimpercentage over 2023 bedroeg in totaal 7,3%. Het verzuimcijfer wordt vooral beïnvloed door een aantal langdurig zieke medewerkers waarvan in 2023 diverse dossiers tot een afkeuring door het UWV hebben geleid. 1,41% van het totaal verzuimpercentage is kort- en middellang-verzuim. Deze verzuimcategorieën zijn beïnvloedbaar. 5,9% van het totaal verzuimpercentage is lang en extralang verzuim. Deze verzuimcategorieën zijn niet tot nauwelijks beïnvloedbaar. De meldingsfrequentie is 0,85. Dit houdt in dat de gemiddelde medewerker zich minder dan 1 keer per jaar ziekmeldt. 

ARBO (Arbeidsomstandigheden)
In 2023 hebben we via een marktconsultatie een nieuwe Arbodienst geselecteerd, welke 1 januari 2024 is begonnen. De eerste ervaringen met de ondersteuning van de nieuwe arbodienstverlener zijn zeer positief.

In 2023 hebben we ook een Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uitgevoerd. De verbeterpunten die hieruit voort komen hebben we verwerkt in een plan van aanpak, wat in 2024 wordt uitgevoerd.

Salariskosten
De salariskosten zijn samengesteld uit het brutoloon met het IKB (Integraal Keuze Budget), de werkgeverslasten (pensioenpremie, WW-premie) en uitbetalingen van WW (gemeenten zijn eigenrisicodrager). De salariskosten betreffen alle ambtenaren die in de formatie zijn meegenomen, inclusief de griffie en de raad. Deze laatste worden apart benoemd omdat deze niet onder de verantwoordelijkheid van het college vallen. 

In de definitieve begroting van 2023 is voor de ambtelijke organisatie, het college, de raad, de griffie en voormalige bestuurders € 15.383.312 meegenomen. Daarvan is daadwerkelijk € 14.257.063 uitgegeven. De totale salariskosten voor de ambtelijke organisatie, dus exclusief griffie en raad, zijn in 2023 begroot op € 14.228.838. Het werkelijke totaal aan salariskosten voor de ambtelijke organisatie was in 2023 € 12.934.500.

Het lager uitvallen van de salariskosten is te verklaren doordat er gedurende het jaar vacatures zijn waardoor er onderbezetting optreedt. Vervolgens wordt om de dienstverlening en werking van de organisatie te borgen tijdelijk personeel ingehuurd. Daarnaast worden op de projecten personeel ingehuurd voor deze tijdelijke werkzaamheden. Deze laatste zijn toe te rekenen aan die projecten en landen dus op de grondexploitaties waar opbrengsten tegenover staan. De totale kosten voor het inhuren van personeel zijn voor 2023 € 3.273.000, waarvan € 1.738.738 niet doorgerekend kon worden aan projecten. 

Organisatie
Van Dienstverleningsconcept naar uitvoeringsplan
Het dienstverleningsconcept is in november 2023 door de Raad vastgesteld. In dit dienstverleningsconcept geven we een beeld hoe onze gemeente haar diensten organiseert op basis van de leidende waarden uit de visie op dienstverlening. En, hoe we de komende jaren verder vorm willen geven aan onze dienstverlening. Het dienstverleningsconcept gebruiken wij als leidraad binnen de organisatie om dienstverlening continu te verbeteren en aan te passen aan de behoeften van inwoners en bedrijven in een de veranderende omgeving.

Een aantal cijfers over het jaar 2023 met betrekking tot dienstverlening:
Het jaar 2023 is inmiddels voorbij. We hebben de cijfers van onze dienstverlening in kaart gebracht in een mooi visueel overzicht. Natuurlijk zijn er nog veel meer onderwerpen in het gemeentehuis die met dienstverlening te maken hebben, maar niet alles past in dit eerste overzicht.

Linksboven in de kolom zie je dat het Klant Contact Centrum 21.386 telefoontjes heeft ontvangen in het jaar 2023. De top 5 onderwerpen waarover er is gebeld staat hier ook bij vermeld.

De lichtblauwe kolom daarnaast laat onze volgers en interacties met inwoners zien via de sociale mediakanalen. Deze kanalen groeien elke dag en we bereiken veel inwoners.

De middelste twee vlakken laten bijna 8.000 meldingen openbare ruimte zien en de top-onderwerpen waarover er gemeld wordt. Daarnaast worden de verschillende kanalen waar de meldingen binnen komen in kaart gebracht, zodat we dit beter kunnen gaan sturen. 

Ook zat de afdeling burgerzaken zeker niet stil. Met 104 huwelijken en 41 geregistreerd partnerschappen die onze collega’s, samen met de babsen, hebben gerealiseerd. Tevens alle reisdocumenten, rijbewijzen, geboortes en andere werkzaamheden die gewoon doorgingen.

Tot slot hebben we de opvallers in kaart gebracht. Een mooi resultaat om te delen en vast te houden in de toekomst. 

Het gezamenlijke harde werk heeft geleid tot indrukwekkende resultaten. Het is fijn om te zien dat we samen stappen maken om onze inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners zo goed mogelijk van dienst te zijn. Onderstaande cijfers geven ons meer inzicht in de diensten die worden verleend, en kunnen we beter gaan sturen op de concrete doelen en concrete acties die zijn voortgekomen uit het dienstverleningsconcept.

In 2023 zijn op het gebied van onze Informatie Voorziening (IV) flinke stappen gezet naar een hoger niveau. Het jaar heeft in het teken gestaan van een nieuw informatiebeheersplan 2024-2027 en een nieuw daarmee samenhangend Dienstverleningsconcept en bijbehorende uitvoeringsprogramma's. De belangrijkste punten hieruit die we in 2023 hebben vormgegeven:

• Er is een grote stap gezet in het verder digitaal samenwerken middels de M365 applicaties. Alle medewerkers hebben een training gehad en met elk cluster is een workshop gedaan om de omgeving voor hen in te richten en aanvullende samenwerkingsafspraken te maken.
• De organisatie van ons functioneel beheer hebben we volledig op de schop genomen. Daarmee maken we de overstap van de applicaties technisch werkend houden, naar het steeds beter benutten van de applicaties die we hebben. Zo zorgen wij voor een betere en efficiëntere organisatie en daarmee betere dienstverlening aan de burger. De functie van functioneel beheerder is opnieuw ingericht en er is meer formatie voor vrijgemaakt. Daarmee wordt het beheer van onze kernapplicaties nu centraal belegd bij professionals. De werving van de nieuwe beheerders is gestart en in 2023 zijn er twee reeds gestart. Ook hebben we de helpdesk apart belegd zodat een efficiëntere ondersteuning ontstaat. 
• De sturing op onze IV-projecten is in 2023 ook aangepakt. We zijn gaan werken met portfoliomanagement. Dit houdt in dat we via een gedegen proces komen tot een beperkt aantal projecten waar dan ook stevigere sturing op zit. Als onderdeel hiervan hebben we ook de financiering veranderd in 2023. Waar voorheen per applicatie een krediet werd aangevraagd, is er nu een budget voor het geheel waarbinnen we dit vorm geven. Dit heeft als voordeel dat er geen budget meer opgepot en meegenomen kan worden. De voorspelbaarheid wordt vergroot en we hebben daarmee ook de structurele financiering van onze informatievoorziening geborgd.

Daarnaast was de winkel ook open tijdens de verbouwing en hebben we een aantal stevige projecten gedraaid met een grote Informatiecomponent:

• Voor de implementatie van de omgevingswet hebben we onze IT vernieuwd met de ingebruikname van RX.Mission. Daarbij zijn alle medewerkers goed meegenomen en getraind.
• Per 1 november is de uitvoering van de Onroerend Zaak Belasting overgegaan van TOG naar de SVHW. Dat betekende een grote datamigratie die met succes is afgerond.
• We hebben een groot deel van de achterstanden in de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) ingelopen. Hiervoor hebben we de applicatie ingericht en de benodigde koppelingen gerealiseerd. Vervolgens hebben we vele mutaties weggewerkt, en daarmee is de kwaliteit van de registratie meetbaar vooruitgegaan in het Kadaster dashboard. We hebben de beheerorganisatie ingericht met de benodigde rollen en werkafspraken. Daarmee kunnen de beheerders (zonder projectorganisatie) de resterende achterstand wegwerken en structureel bijblijven.

Informatiebeveiliging en Privacy
Gemeenten verwerken veel gegevens van burgers en bedrijven en vinden het belangrijk om op een juiste manier met deze gegevens om te gaan. Daarom wordt ingezet op de juiste beveiliging van deze gegevens en de bescherming van de privacy rechten van inwoners, ondernemers en werknemers van de gemeente. Hiervoor geldt de wettelijke grondslag op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg). 

ENSIA
De methode waarmee gemeenten verantwoording afleggen over het niveau van hun informatiebeveiliging heet ENSIA, Eenduidige Normatiek Single Information Audit. ENSIA helpt gemeenten in één keer verantwoording af te leggen over informatieveiligheid gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). ENSIA structureert ook de verantwoording richting de rijksoverheid, over de Basisregistratie Personen (BRP) en reisdocumenten, Digitale identiteit (DigiD), Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Basisregistratie Ondergrond (BRO) en Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (SUWI).

De zelfevaluatie ENSIA 2023 wees uit dat de beheersingsmaatregelen van Drimmelen voldoen aan de normen die voor SUWI en DigiD worden gesteld. De uitkomst van de zelfevaluatie werd op deze punten door een externe, onafhankelijke auditor beoordeeld. 

Ook de BAG voldeed aan de normen. Dat gold niet voor de BGT en BRO.  Het college besloot tot het treffen van maatregelen die tot een verbeterd beeld bij de zelfevaluatie ENSIA 2024 moet leiden.

Meldplicht datalekken
Onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) geldt de meldplicht datalekken. Dit houdt in dat incidenten, waaronder inbreuken met persoonsgegevens, gemeld moeten worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en/of de betrokkene(n). Bij een datalek van persoonsgegevens wordt de impact beoordeeld. Er wordt beoordeeld of het datalek moet worden gemeld aan de AP en de betrokkenen. Daarnaast wordt onderzocht welke maatregelen gemeente Drimmelen moet treffen. Hierdoor wordt het aantal datalekken beperkt. Dit geldt ook voor de kans op een boete. 
De beveiligingsincidenten en datalekken worden bijgehouden in een register. In 2023 is het aantal beveiligingsincidenten iets toegenomen, met name door toename van het aantal phishing pogingen, CEO-fraude (nepfacturen) en waarschuwingen over mogelijke kwetsbaarheden in software die misbruikt kunnen worden door hackers. In 2023 was sprake van 45 beveiligingsincidenten t.o.v. 43 beveiligingsincidenten in 2022. Hierbij was er geen sprake van één meld-plichtig datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

In het verslagjaar toetste de Functionaris Gegevensbescherming opnieuw of Drimmelen doorlopend in staat is om de naleving van de AVG te waarborgen. Daarbij werd gebruik gemaakt van het nieuwe instrument van de VNG, het AVG Borgingsproduct 3.0. De tekortkomingen die door een externe auditor t.a.v. de naleving van de Wpg in 2022 werden geconstateerd, werden in 2023 nog niet verholpen.

Rechten van betrokkenen 
Alle processen voor de interne afhandeling van verzoeken over rechten van betrokkenen zijn vastgelegd. Inwoners kunnen een verzoek ook via de website van de gemeente Drimmelen indienen. Daarnaast kan een inwoner een privacy-melding bij de FG (Functionaris Gegevensbescherming) neerleggen. In 2022 zijn er geen AVG verzoeken tot inzage binnengekomen. 

Bewustwording en training 
Het programma om collega's te trainen en zich bewust te laten zijn van het belang van een zorgvuldige omgang met gevoelige informatie werd voortgezet. Via tweewekelijkse nano-vragen werden en worden medewerkers bevraagd op hun houding, kennis en gedrag. De informatie uit deze nano-learning zal voeding geven aan maatwerk leertaken. In het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers is een module Informatiebeveiliging en Privacy opgenomen. 

Werkplekconcept en “het nieuwe werken” (HNW)
Door COVID-19 is de manier van werken snel veranderd en is thuiswerken -gecombineerd met werken op kantoor-nadrukkelijk in beeld gekomen. Dit heeft geleid tot het in 2022 vastgestelde thuiswerkbeleid. In 2023 is de herinrichting van het gemeentehuis afgerond, zijn alle vergaderzalen voorzien van nieuwe audiovisuele middelen en is ook bij de gemeentewerf nieuw meubilair en nieuwe vloerbedekking geplaatst. 

Documentaire Informatievoorziening en Informatiebeheer
Aan de hand van de KPI-rapportage (Kritische Prestatie Indicatoren), die door de gemeentearchivaris is opgesteld, is een verbeterplan opgesteld waarbij de focus is aangebracht op de belangrijkste aandachtspunten. De grootste uitdagingen voor de komende jaren hebben te maken met de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden, de archivering en vernietiging van digitaal gevormde archiefbescheiden en het kwaliteitssysteem. Het inrichten van een documentair structuurplan binnen de gemeente gaat hierbij ondersteuning bieden. 

Een ander speerpunt is om de kennis van het DMS (Document Management Systeem) organisatie breed te vergroten. Dit gebeurt door middel van het geven van themagerichte workshops.

Planning & Control (P&C)

In 2023 zijn de randvoorwaarden geregeld voor een overgang naar een nieuw financieel pakket. Daarmee is op het einde van het jaar de aanbesteding opgestart. Dit zal ertoe leiden dat we op 1 januari 2025 met een nieuw systeem kunnen gaan werken. In 2023 is de uitvoering van de gemeentelijke belastingen uitbesteed aan de SVHW. De overgang is in 2023 vormgegeven en vanaf 2024 zal de uitvoering over zijn. In 2023 is een evaluatie van de P&C cyclus gedaan. De uitslag en opvolging hiervan vindt in 2024 plaats.

Rechtmatigheid

Vanaf de jaarstukken 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Niet langer legt de accountant maar het college verantwoording af over de rechtmatigheid van het gevoerde beleid, waarbij het college uitgaat van de verantwoordingsgrens die de raad in de financiële verordening heeft vastgesteld (3% van de totale lasten inclusief reservedotaties). De verantwoordingsgrens bedraagt € 2.378.430

In de financiële verordening is ook de rapportagegrens bepaald. Dit is de grens waarboven het college een afwijking (fout of onduidelijkheid) in de financiële rechtmatigheid in de jaarstukken aan de raad toe moet lichten. In Drimmelen is de rapportagegrens 10% van de verantwoordingsgrens, voor 2023 daarmee €  237.843.

In het verslagjaar traden de volgende afwijkingen boven de rapportagegrens op:

Fouten:  
De overschrijding van de lasten die veroorzaakt zijn door het afboeken van de ICT kredieten van € 824.000 wordt door middel van het raadsvoorstel bij de jaarrekening gecorrigeerd.  Het bedrag is wel tijdig gemeld bij de raad maar hier is geen begrotingswijzing van gemaakt.

Inkopen die niet Europees zijn aanbesteed in totaal € 818.500.  Inkopen die niet Europees zijn aanbesteed vallen in totaal boven de rapporteringstolerantie.  Slechts een afzonderlijke post kan worden gekwalificeerd als boven de rapporteringstolerantie worden gekwalificeerd. Hieronder treft u een specificatie aan. 

1. Inhuur niet via Flex-WestBrabant € 84.000
2. i-Burgerzaken en financieel pakket: respectievelijk € 80.000 en € 182.000 totaal: € 262.000
3. Afvalverwerking € 71.500
4. Basisregistraties en Berichtenverkeer (ESB) € 91.000
5. Documenten Managementsysteem € 137.000
6. Aanbesteding ICT-Kernapplicaties € 113.000 en € 60.000

Het college gaat de aanbevelingen omtrent de inkopen en aanbestedingen  opvolgen.  Binnen de organisatie worden acties en workshops gegeven ter verbetering  van het inkoopproces en het contractbeheer.  Over de overschrijding met betrekking tot de ICT is een position paper geschreven waar in de voortgang in het halen van de doelen wordt beschreven zodanig dat de aanbestedingen als rechtmatig kunnen worden aangemerkt. 

Onduidelijkheden: 
Er zijn geen onduidelijkheden te melden die de rapporteringsgrens overschrijden. 

Het Misbruik en Oneigenlijk Gebruik beleid wordt naar verwachting in het 3de kwartaal 2024 door de gemeenteraad vastgesteld. 

Als voorbereiding op de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording heeft de gemeente in 2022 en 2023 de administratieve organisatie en interne controle aangepast. Zo werd niet alleen de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet, maar tevens de controle-verordening ex artikel 213 Gemeentewet en de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid ex artikel 213a Gemeentewet opnieuw vastgesteld. 

Daarnaast werd de interne controlefunctie verstevigd en is - conform de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV - de SiSa-verantwoording onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording gemaakt. 

In 2023 is het project Inkoop & Contractmanagement opgestart met als hoofddoel het inkoopproces en de bijbehorende vastlegging te verbeteren zodat we het rechtmatig inkopen structureel op orde gaan brengen. De organisatie is in kwartaal 4 van 2023 getraind, de financiële inkoop data is inzichtelijk gemaakt en de risicovolle uitgaven uit de interne controle zijn besproken met de verantwoordelijke afdelingen en waar nodig op het inkoop werkplan 2024 gezet. In 2024 zal de nadruk gaan liggen op het in orde brengen van contractbeheer en het inkoopbeleid vernieuwen.