E. Bedrijfsvoering

2025 staat voor het cluster Personeel en Organisatie (P&O) in het teken van de implementatie van het nieuwe functiemodel. De HR adviseurs zijn daar gedurende het hele traject bij betrokken. De implementatie van het nieuwe functiemodel wordt gestart in 2024 en zal in 2025 afgerond worden.

Per 1 januari 2026 gaat de gemeente Drimmelen over op een nieuw personeels- en salarissysteem (PSA-systeem). Het huidige systeem zal voor gemeenten niet langer beschikbaar vanaf 1 januari 2027, we stappen dus op tijd over. Met 8 andere organisaties zijn we een aanbestedingstraject voor een nieuw systeem gestart. Eind 2024 wordt bekend welke partij de opdracht gegund krijgt. Door een projectgroep vanuit de afdeling Middelen wordt in 2025 een soepele overgang voorbereid. Hierbij nemen we mee dat het nieuwe PSA-systeem zo geautomatiseerd mogelijk werkt en dat verantwoordelijkheden weggelegd kunnen worden daar waar ze in de organisatie horen.
In het verlengde van de overgang naar een nieuw PSA-systeem onderzoeken we regionale samenwerking wat betreft de salarisadministratie.  De salarisadministratie is voor onze gemeente een kwetsbare functie. Door regionaal samen te werken verlagen we de kwetsbaarheid aanzienlijk. Wij gaan er vanuit dat in 2025 een overgang naar een gezamenlijke werkwijze plaats kan vinden. Voorwaarde daarbij is wel dat voldoende gemeenten en/of gelieerde organisaties deelnemen aan een regionale salarisadministratie.

In 2025 worden 4 trainees onderdeel van onze organisatie. Daar waar zij in 2024 nog in dienst waren bij een externe organisatie, maken zij vanaf 1-1-2025 definitief onderdeel uit van de ambtelijke organisatie van de gemeente Drimmelen.
De kosten voor meerdere arbeidsvoorwaarden (woon-werkverkeer, beschikbaarheidstoelage, verlofuitbetaling en dergelijke) zijn reëler geprognotiseerd dan in het verleden gebeurde. Daarnaast zijn de kosten voor verzekeringen gestegen. Tot halverwege 2024 was het risico op arbeidsongeschiktheid en overlijden wat betreft de wethouders en gewezen wethouders niet gedekt. Op basis van een heldere kosten-batenanalyse is besloten om hiervoor verzekeringen af te sluiten. 

Centraal staat in de uit te voeren werkzaamheden het vastgestelde informatiebeleid 2024 -2027.
In 2025 realiseren we het volgende:
1. Selectie van een nieuwe ICT partner voor het leveren van de digitale werkplek Drimmelen.
In 2024 heeft onderzoek naar de huidige ICT dienstverlening uitgewezen dat we de huidige afspraken met ICT Services Breda zijn ontgroeid en we toe zijn aan een nieuwe toekomstbestendige overeenkomst op basis van een bij Drimmelen passende dienstverlening. In Q2 2025 zal daarvoor op basis van het doorlopen aanbestedingstraject een definitieve keuze worden gemaakt. De afspraken over de te leveren dienstverlening, onderliggende service levels en kosten worden geborgd in nadere overeenkomsten. Het tweede deel van 2025 zal in het teken staan om op zorgvuldige wijze de voorbereidingen te gaan treffen om de daadwerkelijke overstap te maken. Doel is om Q2 2026 daadwerkelijk deze stap te maken. 

2.  Verbeteren van informatiebeheer.
In 2024 zijn binnen de organisatie diverse interviews gehouden binnen zowel het primaire proces als binnen bedrijfsvoering. De informatie die hier is opgehaald is verwerkt in het Documentair Structuur Plan (DSP).  Op deze manier is inzicht gecreëerd in de informatiestromen. Met dit inzicht kunnen we de juiste stappen gaan zetten richting het verbeteren van de informatie huishouding. Door dit inzicht kunnen we ook de juiste stappen gaan zetten in het professionaliseren van onze processen zodat de dienstverlening richting de burger verbetert. Het DSP wordt een structureel onderdeel van ons DMS (Document Management Systeem). Dit is een eerste stap in het slimmer organiseren van de processen. In 2024 hebben we een oriëntatie gedaan op het gebied van het gebruik maken van e-formulieren. We gaan de ruim 40 bestaande pdf formulieren vervangen door e-formulieren. In 2025 wordt hier een vervolg aan gegeven. 

3.  Implementatie van een nieuw financieel pakket.
Binnen dit project zal het team Informatie voorziening (IV) de projectleiders-rol alsmede de functionele ondersteuning leveren. Dit traject zal nadrukkelijk worden afgestemd met de selectie en overstap naar de nieuwe ICT partner. 

4.  Implementatie van een nieuw pakket voor personeel en salarisadministratie.
Ook hiervoor zal team IV de projectleiders-rol alsmede de functionele ondersteuning leveren. Ook dit traject zal gezien de deadline van 1/1/2026 nadrukkelijk worden afgestemd met de selectie en overstap naar de nieuwe ICT partner. Naast de grote projecten, investeert team IV in het beter benutten van de beschikbare applicaties. Hiervoor zullen binnen de gebruikte tools en applicaties in samenspraak met de vakspecialisten op structurele en continue basis verbeteringen worden doorgevoerd. Dit alles met als doel om de gemeentelijke (dienstverlenings-)processen verdergaand en toekomstbestendig te ondersteunen. 

 

De gemeente Drimmelen verwerkt een grote hoeveelheid gegevens van inwoners, bedrijven en medewerkers. In een tijdperk waarin digitale gegevens een steeds centralere rol spelen, hecht de gemeente groot belang aan de zorgvuldige omgang met deze informatie. Daarom blijft de gemeente zich sterk inzetten voor de beveiliging van gegevens en de bescherming van de privacy-rechten van inwoners, ondernemers en medewerkers. In 2025 bouwt de gemeente voort op eerdere inspanningen met de actualisatie van het Informatiebeveiligingsbeleid en het Privacy beleid. Deze actualisatie is noodzakelijk om te blijven voldoen aan de steeds strenger wordende wet- en regelgeving. De wettelijke grondslag hiervoor is onder meer gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

Versterkte wet- en regelgeving: NIS2
Sinds 2016 geldt in de Europese Unie de NIS-richtlijn (Network and Information Security), gericht op de beveiliging van kritieke infrastructuren. Gezien de toenemende verwevenheid van ICT met bedrijfsprocessen en de groeiende onderlinge afhankelijkheid van organisaties in ketenprocessen, is de oorspronkelijke NIS-richtlijn uitgebreid tot de NIS2-richtlijn. NIS2 betekent een wettelijke verplichting voor gemeenten om passende en evenredige maatregelen te nemen om cyberbeveiligingsrisico's te beheersen. Gemeenten krijgen daarmee te maken met een zorgplicht, meldplicht en toezicht.  De richtlijn is sinds 2023 van kracht en moet door de EU-lidstaten worden omgezet in nationale wetgeving. In Nederland gebeurt dit met de Cyberbeveiligingswet (Cbw) die eind 2024 van kracht zal worden. 

Verplichtingen voor gemeenten: audit en toezicht
Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens bij opsporingstaken. Sinds 2021 is het verplicht om een audit uit te voeren volgens de Wet politiegegevens, gericht op de technische en organisatorische beveiliging van politiegegevens. Na de her-audit in 2023 en het opstellen van een toezichtplan, zal in 2025 de verplichte privacy-audit plaatsvinden. 

Omgaan met toegenomen risico's: versterkte maatregelen in 2025
De snelle maatschappelijke en technologische ontwikkelingen, samen met de toename van cybercriminaliteit, vergroten de risico's op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. Om deze risico's te beperken, worden de wettelijke eisen en richtlijnen voor overheidsorganisaties verder aangescherpt. In 2025 zal de gemeente Drimmelen nieuwe en aanvullende organisatorische en technische maatregelen implementeren om aan deze eisen te voldoen.
Door het verantwoordingsstelsel ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) wordt er jaarlijks een zelfevaluatie uitgevoerd op de BIO. Het is cruciaal dat de gemeente door blijft gaan met de cyclus van plannen, uitvoeren, controleren en bijstellen rondom de complete BIO.  Naar aanleiding van de zelfevaluatie is de rapportage Verhogen Digitale Weerbaarheid opgesteld, hier wordt de nadruk gelegd op een aantal normen waarvoor het belangrijk is dat die de juiste maatregelen voor worden getroffen. Zo is het belangrijk om voor de kritische bedrijfsprocessen na te gaan hoe het is geregeld op gebied van continuïteit.  In 2025 zal dit vastleggen van de processen in een Single Point Of Truth (SPOT) systeem, verder worden geborgd.
Het jaar 2024 werd benut om verdere beveiligingsmaatregelen te treffen volgens de BIO en om te blijven voldoen aan de privacywetgeving. In 2025 worden deze inspanningen voortgezet en versterkt door:

•    Voortzetting van het bewustwordingsprogramma voor medewerkers en inwoners.
•    Intensivering van opleiding en training voor zowel nieuwe als bestaande medewerkers.
•    Verdere uitvoering van het Strategisch Informatiebeveiligings- en Privacy beleid.
•    Actualisatie van het register van verwerkingen.
•    Uitvoering van penetratietesten om kwetsbaarheden te identificeren en te verhelpen.
•    Uitvoering van risicoanalyses en Data Protection Impact Assessments (DPIA's) om potentiële risico's tijdig te signaleren en te mitigeren. 

Met deze maatregelen zorgt de gemeente Drimmelen ervoor dat de veiligheid van de gegevens en de bescherming van privacy-rechten ook in 2025 op niveau blijft. 

Interne beheersing is een integraal onderdeel van de activiteiten binnen de gemeente Drimmelen; doen we de goede dingen op de goede manier? De gemeente Drimmelen heeft op termijn de ambitie "In control" te zijn. Dat houdt in dat we bij de aanpak van de interne beheersing niet alleen processen beoordelen die relevant zijn voor de (financiële) rechtmatigheidscontrole, maar ook processen van activiteiten die belangrijk zijn voor een optimale bedrijfsvoering.  De basis hiervoor is gelegd in het geactualiseerde Kaderplan Interne Beheersing 2024-2027. De doorontwikkeling ligt hierbij in het realiseren van een integraal beleid met daarin ook opgenomen de verbeterpunten uit onder andere, het Basisnormenkader voor Informatiebeveiliging Overheid (BIO), de nieuwe richtlijn voor de verbetering van de digitale weerbaarheid (NIS2) en (juridische) kwaliteitsonderzoeken.  

Een risico is een onzekere gebeurtenis die gevolgen heeft op het realiseren van je doelen. Hierbij richt de gemeente Drimmelen zich niet alleen op de financiële gevolgen, maar kijken we ook naar de mogelijke gevolgen op het imago, de beleidsdoelstellingen en de dienstverlening. Risicomanagement is niet alleen het (eenmalig) in beeld brengen van de risico's maar ook besluiten welke risico's acceptabel zijn of verkleind moeten worden door het nemen van maatregelen. Aansluitend wordt gemonitord hoe de situatie zich ontwikkeld, welke invloed dit heeft op het risico en de maatregelen die genomen zijn. Zo ontstaat een risicomanagementcyclus, een dynamisch proces voor het omgaan met risico's én het benutten van kansen. Door tal van ontwikkelingen kunnen namelijk nieuwe risico's ontstaan (en vervallen oude risico's). Hierdoor treden er continu veranderingen op in het risicoprofiel van de gemeente Drimmelen.

Drimmelen neemt aan een groot aantal gemeenschappelijke regelingen (GR) deel. Bij de gemeenschappelijke regelingen zijn de deelnemende overheden aansprakelijk voor eventuele tekorten. Daarom is hier sprake van het zwaarste toezichtregime waarbij gemeentelijke bestuurders deelnemen aan het bestuur van de GR en de gemeenteraad ook een zienswijze geeft op de begroting van de GR.  In paragraaf F. Verbonden Partijen en bijlage 6. Richtlijnen begroting GR'en geven we meer informatie. 

We ontwikkelen het 'project dienstverlening' door naar een programma dienstverlening. Het programma dienstverlening is organisatiebreed en bevordert de samenwerking tussen de verschillende afdelingen, het KCC en het regieteam dienstverlening. We kijken naar het grotere geheel en coördineren verschillende projecten en activiteiten die de dienstverlening verbeteren. Daarnaast is het programma dienstverlening doorlopend, met een ruimte voor evaluatie en verbetering. In het uitvoeringsplan werken we zoveel mogelijk volgens een stap voor stap benadering. Dit betekent dat in werkwijze de nadruk ligt op flexibiliteit en de mogelijkheid te kunnen bijsturen waar nodig. Daarnaast wordt het MT elke drie maanden bijgepraat over de voortgang van de projecten op grote lijnen. Een belangrijke randvoorwaarde voor het goed coördineren van de projecten van het programma dienstverlening is het  multidisciplinair regieteam met medewerkers uit de organisatie. Daarnaast is het beleggen van een regierol / coördinator dienstverlening cruciaal. Ook de uitvoerende afdelingen en medewerkers op alle niveaus moeten betrokken worden om draagvlak te creëren. Hiervoor zouden we een periodiek overleg kunnen organiseren tussen de coördinator dienstverlening, communicatie, het klantcontactcentrum en de uitvoerende afdelingen om ervaringen en signalen uit te wisselen en te bespreken.

De werkzaamheden om rechtmatige inkoop te verbeteren en beheersing van contractmanagement in orde te maken zijn afgerond in 2024. Contractmanagers en budgethouders zijn getraind, elk kwartaal vindt er een training plaats voor nieuwe contractmanagers en budgethouders en elk kwartaal worden de financiële inkoopcijfers gedeeld met de financieel adviseurs. Op deze manier signaleren zij preventief waar risico's op onrechtmatig inkoop zitten en kunnen dit met budgethouders bespreken. Met de nieuwe module Corsa Contract worden er vanaf het laatste kwartaal van 2024 structureel rapportages uitgedraaid van alle actieve contracten. Met deze rapportages gaat er inhoudelijk gestuurd worden op contracten met een hoge financiële- en business impact. Het gevolg van bovenstaande acties is een verbetering van de rechtmatige inkoop in 2025. In  2025 zal er een vernieuwde versie van het inkoopbeleid vastgesteld gaan worden. De grootste wijziging die doorgevoerd gaat worden is een uitgebreide paragraaf over Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Inkopen. De procesmatige uitwerking van het beleid zal in de organisatie geborgd gaan worden door middel van trainingen.

Het aantal Wet Open Overheid (WOO) verzoeken neemt toe. Dit kost steeds meer capaciteit van de organisatie. Vooralsnog lossen we dit binnen de bestaande capaciteit op. Voor de komende jaren wordt er gezocht naar een structurele oplossing (zie voor een inhoudelijke toelichting paragraaf H. Wet Open Overheid (WOO)).

In 2024 is gestart met de voorbereidingen voor de implementatie van een nieuw financieel systeem. Dit is hard nodig omdat de huidige software verouderd is en niet toekomst bestendig is. In juni 2024 is de gunning rond gekomen, waardoor in Q3 van 2024 gestart zal worden met het omzetten van de lokale systemen naar een systeem in de cloud.
Begin 2025 zal de gemeente in de SAAS-omgeving (Software as a Service omgeving) werken en vanuit daar zal het nieuwe systeem opgebouwd worden. Ook wordt in 2025 gekeken naar alle werkprocessen binnen de financiële functie en zal zoveel als mogelijk geautomatiseerd worden. In 2024 is de evaluatie van de Planning en Control cyclus afgerond. Naar aanleiding van deze evaluatie heeft het college besloten om de voorjaarsnota samen te voegen met de kadernota en de najaarsnota met de begroting. Dit kost het ambtelijk apparaat minder tijd en geeft het college en daarmee de raad meer mogelijkheid om te sturen op het juiste niveau. Ook is naar aanleiding van de evaluatie het format waarop gerapporteerd wordt aan de raad veranderd naar het format wat voor deze begroting is toegepast.
In 2025 zullen we de doorgevoerde veranderingen op onze P&C cyclus opnieuw beoordelen. Daarbij zal ook meer aandacht besteed worden aan het meerjarenbeeld. Vooral met het oog op de jaren 2026 t/m 2028, waarbij de gemeentes landelijk minder inkomsten kunnen verwachten vanuit het Rijk.

We willen communicatie nog beter aan de voorkant betrekken bij projecten. Bijzondere dossiers zoals de huisvesting van vluchtelingen, arbeidsmigranten en de energietransitie blijven ook in 2025 de aandacht vragen, naast tal van andere projecten.
Interne communicatie is sinds het hybride werken nog belangrijker geworden. We gaan dan ook in 2025 het intranet van de gemeente Drimmelen verder ontwikkelen in samenhang met andere technologische ontwikkelingen. Daarnaast willen we de informatievoorziening zoals de terugkerende lunchbijeenkomsten verder uitbouwen en waar mogelijk interactiever maken. Het delen van kennis en informatie is niet alleen een verantwoordelijkheid van het cluster communicatie maar moet breed omarmd worden. Daar gaan we in 2025 verder aan werken.