- Informatievoorziening
In 2023 is het informatiebeleid 2024 -2027 opgesteld. Hierin hebben we inspanningen geformuleerd die aansluiten op geconstateerde problematiek in de bestaande organisatie. In 2024 realiseren we het volgende:
1. Professionaliseren van informatiemanagement. Voor functioneel beheer wordt in 2024 de formatie uitgebreid en de positie herwaardeerd. Het beheerteam moet uitgebouwd worden. In 2024 gaan we eerst met de nieuwe formatie het niveau van het beheer verbeteren, waarna wij onderzoeken of er nog posities binnen informatiemanagement moeten worden versterkt voor een solide toekomst. Indien nodig komen we langs de raad met een voorstel.
2. Ontwikkeling van procesmanagement en procesbeheer. In 2024 zetten we een kernteam neer dat processen helpt slimmer te organiseren (waaronder digitalisering en automatisering). Daarbij zoeken we ook de juiste applicatie. De lijnorganisatie gaat ervaring opdoen met de procesgerichte manier van werken door een aantal processen in de praktijk te verbeteren en te digitaliseren. In de loop van 2024 zal dit tot inzichten leiden welke procesverbeteringen er mogelijk zijn, competenties die we nodig hebben, rollen die vervuld moeten worden en werkafspraken die nodig zijn.
3. Een verbeterplan voor informatiebeheer. De beschikbaarheid van informatie voor zowel de burger als de interne organisatie moet beter. In 2024 gaat het Documentair Structuur Plan (DSP) een belangrijke rol vervullen in deze doorontwikkeling. In het DSP is eind 2023 onder meer vastgelegd welke informatie in kwalitatief goede dossiers hoort te zitten, welke systemen betrokken zijn en wat de bewaartermijnen zijn. Op basis hiervan doen we een gap-analyse richting de huidige informatiehuishouding. De verwachting is dat er veel moet gebeuren. In 2024 werken we een plan uit met de benodigde inspanningen.
4. In 2024 brengen we het aantal applicaties terug onder de 200 (nu 256) om weer een beheersbaar aantal te krijgen en daarmee ook het beheer beter op orde te kunnen krijgen.
Informatiebeveiliging en Privacy
De gemeente Drimmelen verwerkt veel gegevens van inwoners en bedrijven en vindt het belangrijk om op een zorgvuldige manier met deze gegevens om te gaan. Daarom wordt ingezet op de juiste beveiliging van deze gegevens en de bescherming van de privacyrechten van inwoners, ondernemers en werknemers van de gemeente.
Voor de structurele borging heeft de gemeente het Informatiebeveiligingsbeleid 2020-2023 en het Privacybeleid 2020-2023 opgesteld. In 2024 worden deze stukken geactualiseerd. Hiervoor geldt de wettelijke grondslag op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Sinds 2016 is in de Europese Unie de NIS-richtlijn (Network and Information Systems) van kracht. Deze richtte zich vooral op de beveiliging van kritieke infrastructuren. De maatschappelijke impact van verstoringen van deze infrastructuren neemt steeds verder toe doordat ICT steeds meer is verweven met bedrijfsprocessen. Daarnaast raken organisaties onderling steeds meer met elkaar verweven in ketenprocessen. Dit is aanleiding geweest om de oorspronkelijke NIS-richtlijn op te frissen en qua scope flink uit te breiden tot wat de NIS2-richtlijn is gaan heten. Lidstaten moeten deze richtlijn uiterlijk in oktober 2024 hebben omgezet in lokale wetgeving. In Nederland gaat deze wet NIB2 heten (Netwerk- en Informatiebeveiliging).
Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens bij opsporingstaken. Sinds 2021 is het voor gemeenten verplicht om een audit uit te voeren ingevolge de Wet politiegegevens ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen van politiegegevens. In 2023 dient een her-audit plaats te vinden en een toezichtplan te worden opgesteld. In 2024 worden voorbereidingen getroffen voor de verplichte privacy-audit in 2025.
Door de snelle maatschappelijke- en technologische ontwikkelingen en toenemende cybercriminaliteit worden de risico’s op dit gebied steeds groter. Om deze risico’s te verkleinen worden de wettelijke eisen en richtlijnen voor overheidsorganisaties steeds verder aangescherpt met als gevolg dat we nieuwe en aanvullende organisatorische en technische maatregelen dienen te implementeren om onze processen hieraan te laten voldoen.
2024 zal worden benut om verdere beveiligingsmaatregelen uit de BIO te treffen en onverminderd te voldoen aan de privacywetgeving. Dit zal worden vorm gegeven door:
- Voortzetting programma bewustwording
- Opleiding en training (nieuwe) medewerkers
- Uitvoering geven aan het informatieveiligheidsplan (inrichten van de governance voor informatiebeveiliging en privacy, verder inrichten van het managementsysteem (ISMS) voor de Eenduidige Normatiek Single Information Audit en actualiseren van register van verwerkingen)
- Uitvoeren van penetratietesten (toets op kwetsbaarheden)
- Uitvoeren van risicoanalyses en Data Protection Impact Assessments
Interne beheersing
De Wet versterking decentrale rekenkamers is per 1 januari 2023 in werking getreden. Volgens deze nieuwe wet legt niet langer de accountant maar het college verantwoording aan de raad af over de rechtmatigheid van het gevoerde beleid. Dat zal voor het eerst gebeuren bij het aanbieden van de jaarstukken 2023 in juni 2024.
Drimmelen zet in op een goede beheersing van haar werkprocessen, het inrichten van ‘checks and balances’ en een verdere versteviging van haar interne controlefunctie. Met als basis het geactualiseerde kaderplan Interne Beheersing.
Risicomanagement
Drimmelen onderkent het belang van het identificeren van risico's, onzekere gebeurtenissen die de ambities uit het bestuursakkoord en andere opgaven kunnen bedreigen of verstoren. Risicomanagement zal onderdeel uit gaan maken van het introductieprogramma voor nieuwe beleidsmedewerkers. Daarnaast zal in 2024 meer aandacht worden besteed aan het toepassen van beheersmaatregelen.
Sturing op gemeenschappelijke regelingen
Drimmelen neemt aan een groot aantal gemeenschappelijke regelingen (GR’en) deel. Een aantal van die GR’en deden de afgelopen jaren in toenemende mate een beroep op een hogere financiële bijdrage van de deelnemende gemeenten. Deze beweging verhoudt zich moeilijk tegenover de onzekerheid over de hoogte van de financiële bijdrage van het Rijk aan gemeenten vanaf 2026. Om die reden heeft Drimmelen maatregelen getroffen om meer grip op haar gemeenschappelijke regelingen te krijgen. Het effect daarvan moet voor het eerst in volle omvang in 2024 zichtbaar worden.
Dienstverlening
We ontwikkelen onze dienstverlening verder door naar een dienstverlening die mensgericht, betrouwbaar, interactief en efficiënt is. Wat hiervoor nodig is op het gebied van organisatie, processen en informatievoorziening hebben we vastgelegd in een dienstverleningsconcept. Wat we hiervoor moeten gaan doen hebben we vastgelegd in een uitvoeringsplan. Hierin staan heel concrete projecten voor de korte termijn en de contouren voor projecten voor de lange termijn. Hiermee werken we stap voor stap naar een betere dienstverlening en kunnen we onderweg nog bijsturen waar nodig.
In 2024 werken we aan:
- Het organiseren van de regie op dienstverlening in de organisatie;
- Zorgen dat onze klanten weten wat ze van ons mogen verwachten;
- Zorgen dat onze medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt;
- Opleiden van onze medewerkers in de methodiek van klantreizen;
- Een aantal processen met deze methodiek evalueren en verbeteren;
- Het modelleren van dienstverleningsprocessen waardoor inzicht ontstaat in taken en verantwoordelijkheden, werkwijze en servicetermijnen van onze dienstverlening;
- Een onderzoek naar de benodigde telefooncentrale voor het nieuwe dienstverleningsconcept.
Voor het begeleiden van de nodige verandering in de organisatie wordt, voor 2 dagen per week (1/2 jaar), een verandermanager ingezet.
Inkoop
Om onrechtmatige inkoop verder terug te dringen en de beheersing te verbeteren zullen een aantal zaken die in 2023 in gang zijn gezet verder geïmplementeerd en ontwikkeld worden. Het betreft het structureel werken met spendanalyses, het trainen van alle medewerkers en het inrichten van contractbeheer. Duurzaamheid zal in 2024 extra aandacht gaan krijgen bij inkoop. Hiertoe zullen we beter gaan toezien op de uitvoering van de afspraken die in het inkoopbeleid 2021 zijn gemaakt.
Juridisch
Het aantal Wet Open Overheid (WOO) verzoeken neemt toe. Dit kost steeds meer capaciteit van de organisatie. Vooralsnog lossen we dit binnen de bestaande capaciteit op. Ook het aantal bezwaren tegen de OZB nemen toe onder invloed van de zogeheten no-cure no-pay bureau's. Dit leidt tot extra kosten.
Financiën, Planning en control
Nadat in 2023 het team weer op orde is gebracht qua bezetting is er in 2024 ruimte om te werken aan een nieuw financieel systeem. Dit is hard nodig omdat niet alleen het onderhoud op de oude applicatie gestopt is en het ook nog de enige applicatie is die op een uitgefaseerde type server draait. De werkprocessen zijn erg omslachtig omdat automatisering en koppelingen ontbreken. De voorbereidingen in 2024 zullen leiden tot een livegang van het nieuwe systeem op 1 januari 2025.
De planning en control Cyclus wordt herzien. In 2023 wordt een evaluatie uitgevoerd die gaat leiden tot een vernieuwde opzet die minder tijd kost van het ambtelijk apparaat en die meer sturing op het juiste niveau mogelijk maakt.
Personeel en organisatie
Er liggen grote maatschappelijke opgaven op het bord van de gemeenten. Of het nu gaat om taken op het terrein van armoede, energie, klimaat en fysieke leefomgeving; in de gemeentelijke uitvoering komt het samen. Daarnaast helpen gemeenten in crisissituaties om zaken snel voor elkaar te krijgen, zoals bijvoorbeeld de opvang van Oekraïense ontheemden en het uitkeren van een energietoeslag. Dit terwijl gemeenten ook kampen met krapte op de arbeidsmarkt en financiële onzekerheid. Het personeelsbestand van de gemeenten is relatief vergrijsd en er is de afgelopen jaren niet geïnvesteerd in de uitvoeringscapaciteit.
In 2024 wordt de in 2023 ingezette organisatie ontwikkeling doorgezet. Dit bestaat uit verschillende onderdelen. In 2023 is besloten tot het samenvoegen van de afdelingen Middelen en Dienstverlening & Ondersteuning tot één ondersteunende afdeling. Hiermee borgen we de samenhang en efficiëntie van de ondersteuning. Tevens wordt in 2024 extra geïnvesteerd in deze onderdelen door het op peil brengen van de kwantitatieve en kwalitatieve formatie. Deze is nodig omdat enkele onderdelen door het ijs zakten. Met deze extra formatie kan de ondersteuning steviger vorm krijgen en verdwijnt een bottleneck voor de verdere ontwikkeling van de organisatie. Daarnaast ronden we in 2024 de implementatie af van de coördinatoren nieuwe stijl waarmee we de besturing van de organisatie en aandacht voor medewerkers een impuls geven. Een belangrijk onderdeel in 2024 is de verdere training van medewerkers die op enigerlei wijze leiding geven.
De gereedschapskist waarmee we op het personele vlak sturing geven is aan verbetering toe. In 2024 werken we verder aan strategische personeelsplanning om te kijken wat we op middellange en lange termijn nodig hebben aan personele capaciteit.
Het huidige functiehuis is erg verouderd. Daarom implementeren we in 2024 een nieuw functiehuis. Dit proces is in 2023 gestart en zal eind 2024 zijn afgerond.
Inmiddels zijn we gestart met het binnen halen van generalistisch jong talent. Hiervoor zetten we het in 2023 opgestart traineeprogramma voort en gaan we ervaring opdoen met de impact die deze nieuwe mensen gaan hebben op de organisatie. Doel is om goede mensen vast te houden. Hiervoor is in 2023 een introductieprogramma ontwikkeld, wat gebruikt wordt voor alle nieuwe medewerkers.
We investeren niet alleen in nieuwe medewerkers. Opleiden en ontwikkelen van alle medewerkers is belangrijk. In 2024 ontwikkelen we een strategisch opleidingsplan waarbij ruimte is voor organisatie brede, taakgerichte en individuele opleidingen. Zoals al gezegd zal in 2024 ook aandacht worden geschonken aan verdere ontwikkeling van leidinggevenden. Belangrijk voor de sturing van de organisatie.
De in de begroting opgenomen salariskosten bestaan uit het brutoloon met individueel keuzebudget (IKB) volgens de CAO gemeenten. Daarbij worden ook alle werkgeverslasten meegenomen. De salariskosten betreffen de ambtelijke organisatie én de griffie. De totale loonkosten stijgen met € 1.200.000 van € 15.325.000 naar € 16.525.000. Dit is het gevolg van de nieuwe CAO, ad € 805.000, de toename van de formatie ad € 150.000 (gedekt uit inkomsten), premiewijzigingen en overige verschillen ad € 245.000. Zoals voorgesteld in de kadernota breidt de formatie uit van 212,46 fte naar 218,90 fte. De formatie uitbreidingen zijn hieronder toegelicht.
