Overhead

Inhoud

Financiële afwijkingen

Tabel 6.1. Overzicht financiële afwijkingen bestaand beleid
Overhead 2021 2022 2023 2024 2025
Financiële mutaties (bedragen x € 1.000)
1 Gemeentehuis: Beveiliger avondopenstelling 6- N
2 Automatisering: Omgevingswet verschuiving budgetten 85- N 65- N 65- N 65- N 65- N
3 Automatisering: Waarderen naar oppervlakte 65- N
4 Automatisering: Informatievoorzieing 65- N
5 Automatisering: Onderhoud kernapplicaties 175- N
6 Automatisering: Personele uitbreiding 52- N
7 Automatisering: Dekking formatie Middelen 12 V 12 V 12 V 12 V 12 V
8 Financiële administratie: Dekking formatie Middelen 9 V 9 V 9 V 9 V 9 V
9 Financiële administratie: Dekking formatie ConcernControl 15 V 15 V 15 V 15 V 15 V
10 Financiële administratie: bankkosten 8- N 8- N 8- N 8- N 8- N
11 Financiële administratie: Doorontwikkeling cluster financiën 40- N
12 Facilitaire zaken: Minder benodigde meters analoog archief 8 V 8 V 8 V 8 V 8 V
13 Overige personeelslasten: Vervanging gemeentesecretaris 131- N
14 Communicatie - Publicatie beleidsregels 2- N 33- N 3- N 3- N 3- N
15 Communicatie - Beeldmateriaal - 10- N 10- N 10- N 10- N
16 Dekking formatie backoffice 12 V 12 V 12 V 12 V 12 V
17 Afschrijvingen 32 V
18 Wet Open Overheid (meicirculaire) - 104- N 117- N 129- N 142- N
19 Diversen 4- N 4- N 4- N 4- N 4- N
20 Verschuivingen uren DenO 48- N
21 Verschuivingen uren Middelen 145- N 152- N 152- N 152- N 152- N
22 Verschuivingen uren ConcernControl 38- N 38- N 38- N 38- N 38- N
Totaal Overhead 775- N 358- N 340- N 352- N 365- N
Verschuiving tussen programma’s
2 Omgevingswet: verschuiving budgetten van programma 3 85 V 65 V 65 V 65 V 65 V
16 Dekking formatie backoffice 12- N 12- N 12- N 12- N 12- N
19 Verschuivingen uren DenO 48 V
20 Verschuivingen uren Middelen 11 V 15 V 15 V 15 V 15 V
21 Verschuivingen uren ConcernControl 6- N
Totaal verschuivingen tussen programma's 125 V 67 V 67 V 67 V 67 V
Totaal Overhead na dekking 650- N 291- N 273- N 285- N 298- N

Toelichting tabel 6.1 Financiële afwijkingen

1. Gemeentehuis: beveiliger avondopenstelling
Er wordt tijdens de avondopenstelling een beveiliger ingehuurd die ook een BHV certificaat heeft. Met de nieuwe aanbesteding wordt verwacht dat andere beveiligingskosten zullen dalen waardoor deze kosten alleen voor 2021 zijn opgenomen.

2. Automatisering: Omgevingswet verschuiving  budgetten
Zie toelichting programma 3 punt 10.

3. Automatisering: Waarderen naar oppervlakte
In 2020 is gestart met het project waarderen op oppervlakte. Conform Wet WOZ dient uiterlijk met ingang van 2022 de waarde vaststelling voor de Wet WOZ plaats te vinden (grondslag) op basis van m2 in plaats van m3. Bij de oorspronkelijke raming projectkosten werd uitgegaan van landelijke kengetallen. Gebleken is dat de gebruikte kengetallen voor het woningbestand binnen onze gemeente beperkt opgaan. Hierdoor is vertraging opgelopen en is er meer budget nodig voor de uitvoering en kwalitatief volwaardige afronding van dit project. De extra kosten worden geraamd op € 65.000. De huidige stand van zaken (april 2021) is dat nog van 2.493 vrijstaande woningen en 107 etagewoningen de oppervlakte (m2) bepaald dient te worden. Van 8.717 woningen is dit klaar. Voor de “rij- en hoekwoningen” is de berekende oppervlakte al gebruikt voor de WOZ-waardepeildatum 1-1-2020. Dit is de grondslag voor de waarde vaststelling en heffing belastingkohier 2021.

Er zijn een aantal factoren die hebben geleid tot de vertraging die is ontstaan
1. Gelijktijdige bestandsoptimalisatie en
2. Meer gebruik maken van bouwtekeningen

Ad. 1 Vooraf was al bekend dat ons objectenbestand kwalitatief nog niet optimaal was: Ontbrekende bouwwerken in met name het achtererfgebied van de woningen. Dit wordt veroorzaakt door het feit dat het overgrote deel van deze bouwwerken vergunning vrij is en dat deze uiteindelijk enkel inzichtelijk worden via mutatiesignalering op basis van met name luchtfoto’s. Deze “nieuwe“ bouwwerken moeten in de diverse administraties (BAG-WOZ) uiteraard ook bijgewerkt worden. De werkzaamheden worden uitgevoerd door de vaste bezetting/eigen medewerkers waardoor zij slechts een beperkte bijdrage hebben kunnen leveren aan het project. Bij de oorspronkelijke planning van dit project was er met deze bijdrage wel rekening gehouden wat uiteraard ook gevolgen heeft voor de doorlooptijd.

Ad. 2 Daarnaast is veelvuldiger en noodzakelijk meer gebruik gemaakt van beschikbare bouwtekeningen hetgeen arbeidsintensiever is. Met langere doorlooptijden voor de definitieve verwerking van de aanpassingen etc.
Binnen het project overgang naar gebruiksoppervlakte is gekozen voor kwaliteit. Hetgeen in het belang is van onze burgers en bedrijven. Deze keuze heeft uiteraard eveneens de doorlooptijd verlengd maar de actualiteit en de kwaliteit van het objectenbestand binnen de gemeente Drimmelen maken hierdoor een enorme sprong voorwaarts.
Volgens planning wordt dit project rond de zomervakantie 2021 afgerond en opgeleverd. Onze partner Tog Nederland BV gaat hier vervolgens verder mee aan de slag ter verwerking, opstellen modellen etc. voor de taxaties ed. In 2022 zijn dan, zoals gepland en vereist, alle objecten getaxeerd op oppervlakte naar de waarde peildatum 1-1-2021. Ten behoeve van het rechtmatig kunnen opleggen van het belastingkohier ozb 2022 op basis van kwalitatief goed onderbouwde waarde vaststelling welke op voorhand nog getoetst en gecontroleerd worden door de waarderingskamer (toezichthouder uitvoering Wet WOZ).

4. Automatisering: Informatievoorziening
Vanwege langdurige onderbezetting binnen cluster Informatievoorziening (ontbreken I-adviseur en/of projectleider informatievoorziening en functioneel beheerders) is de werkvoorraad dermate opgelopen dat dit inmiddels leidt tot stagnatie in de noodzakelijke implementatie van nieuwe systemen, vervangen/afstoten van verouderde systemen en de advisering, marktverkenning en dergelijke over mogelijke aanschaf en implementatie van nieuwe systemen. Daarnaast leidt de uitvoering van het vastgestelde Ambitieplan Dienstverlening en Informatievoorziening hierdoor eveneens vertraging op. Via een tijdelijke maatregel (inhuur ondersteuning I-advies en projectleider Informatievoorziening) wordt voorgesteld om externe expertise/ondersteuning in te huren om deze werkvoorraad terug te brengen tot aanvaardbare proporties; ter voorkoming dat de -digitale- bedrijfsvoering en noodzakelijke ontwikkeling verder in het gedrang komt. Een bedrag van € 65.000 wordt hiervoor noodzakelijk geacht.

5. Automatisering: Onderhoud kernapplicaties
Om de genoemde problematiek, noodzakelijk groot onderhoud aan de belangrijke kernapplicaties binnen de organisatie (met name de meest cruciale onderdelen van ons digitale “wagenpark”: Corsa, Civision, Neuron, Suite Sociaal Domein, I-Burgerzaken) het hoofd te bieden is een ICT Taskforce in het leven geroepen. De opdracht aan de Taskforce is om de basis op orde te brengen. Op hoofdlijnen ziet dat er als volgt uit:
1. Inventariseer de problematiek op het gebied van de infrastructuur
2. Inventariseer de problematiek op het gebied van software en koppelingen tussen verschillende applicaties
3. Kom met verbetervoorstellen en draag zorg voor implementatie inclusief de overdracht aan een volwassen beheerorganisatie.

Gezien de urgentie van een deel van de problematiek is de Taskforce reeds gestart. De manier van werken kan misschien wel het best omschreven worden als: “Er wordt aan de weg gewerkt terwijl er ook verkeer overeen gaat”. De “winkel blijft immers open” en de dagelijkse dienstverlening moet gewoon doorgaan. Dat maakt het ook complex. Met name wordt eveneens aandacht gegeven aan het optimaal functioneren en “aan staan” van noodzakelijke en beschikbare koppelingen tussen diverse software pakketten ten behoeve beschikbaarheid, functioneel optimaal werkend en in lijn met de ingezette en verdergaande digitalisering.

Voor het realiseren van onderzoek, analyse, uitvoering en implementeren van alle verbetermaatregelen, in samenwerking met gemeente Breda en de diverse softwareleveranciers/ondersteuning, wordt een bedrag geraamd van € 175.000 incidenteel (zowel personele inzet als technische kosten).

6. Automatisering: Personele uitbreiding
De personele uitbreiding bestaat uit een nieuwe Informatieadviseur en een administratief/secretarieel medewerker.

7/8. Dekking formatie Middelen 
Bij afdeling Grondgebied was 0,5 fte ondergebracht voor functioneel beheer Squit20/20. In lijn met het besluit om alle functioneel beheerders van kernapplicaties bij afdeling Middelen (team gegevensbeheer) onder te brengen, is voor noodzakelijk functioneel beheer van de kernapplicaties Squit20/20, het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO), de Suite Sociaal Domein en beheer en coördinatie Office365, een functioneel beheerder aangesteld. Een halve fte wordt ingevuld door het budget van afdeling Grondgebied. De overige salariskosten worden deels gedekt uit het budget automatisering en deels uit het budget financiële administratie.

9. Financiële administratie: Dekking formatie ConcernControl
Gedeeltelijke dekking van de vacature ten behoeve van een medewerker CISO en interne controle. Het andere gedeelte wordt gedekt uit de openstaande vacatureruimte. 

10. Financiële administratie: Bankkosten
De bankkosten die gepaard gaan met de invorderingen zijn voorheen niet apart begroot.  

11. Financiële administratie: Doorontwikkeling cluster financiën
Het vakgebied Financiën is momenteel behoorlijk in ontwikkeling. Qua focus/aandachtsgebieden, prioritering en technologische ontwikkelingen (o.a. verdere digitalisering) en mogelijkheden.

Technologie kan helpen om de financiële functie betere kwaliteit te laten leveren tegen lagere kosten. Betere kwaliteit in de betrouwbaarheid van broninformatie (één versie van de waarheid), minder fouten en uitval, slimmere processen (data-analyse in plaats van steekproeven) en betere sturingsinformatie (actueel, voorspellend en visueel). Dit stelt de financiële functie in staat om steeds meer een business partner te worden van de organisatie. Er treedt een verschuiving op in de rol van de financiële functie door een deel van het werk te automatiseren. Werkzaamheden zoals het verwerken van transacties, het opstellen van rapportages en het uitvoeren van controles zullen (deels) overgenomen worden door technologie en in ieder geval aanzienlijk minder tijd kosten. De ruimte die dit creëert, kan worden benut ten behoeve van werkzaamheden die meer waarde toevoegen aan de organisatie. De mogelijkheid om met nieuwe datavisualisatie-en analysetechnologie waardevolle sturingsinformatie te creëren, trends in beeld te brengen en betere voorspellingen te doen versterken deze ontwikkeling.

Voor de in te zetten doorontwikkeling van het cluster Financiën (training, opleiding, herschikking van taken, toedeling nieuwe taken evenals implementatie van nieuwe digitale tooling zoals Power BI (rapportagemodule voor regelmatiger informeren over financiële positie) en uitbreiding Pepperflow (aanvullende modules) wordt een bedrag geraamd van € 40.000 incidenteel.
1. Trainingen (on the job), opleidingen, coaching € 15.000
2. Aanschaf, implementatie en ondersteuning modules, opstellen rapportages € 7.500
3. Overige kosten doorontwikkelplan Financiën (o.a. contractbeheer) € 7.500
4. Training en opleiding -nieuwe- budgethouders € 10.000.

12. Facilitaire zaken: Minder benodigde meters analoog archief
Door digitalisering dragen we minder meters analoog archief over aan het regionaal archief.

13. Vervanging gemeentesecretaris
In verband met de uitval van de gemeentesecretaris en vervanging komen er dubbele salariskosten voor een deel van 2021. 

14. Communicatie – Publicatie beleidsregels
We zijn vanaf juli 2021 verplicht om de beleidsregels bekend te maken op Overheid.nl. In 2022 moeten ook alle bestaande beleidsregels bekend gemaakt worden. Hieraan zitten structurele verbonden van € 3.200 per jaar voor de nieuwe beleidsregels, in 2022 zullen we een inhaalslag moeten uitvoeren m.b.t.. de bestaande beleidsregels waardoor de kosten in 2022 hoger zijn.

15. Communicatie - beeldmateriaal
Er is steeds meer behoefte aan kwalitatief beeldmateriaal, zowel bewegend beeld als fotografie en ook aan infographics. We zetten het ook in voor niet direct projectgebonden communicatie-uitingen (bijvoorbeeld voor het college) via social media en de website. We kiezen er vaak voor dit extern te beleggen. Vanwege de kwaliteit in de eerste plaats, maar ook omwille van de tijd. Kwaliteit kost tijd. Opnames maken. Editen, renderen kost vele uren die niet aan andere urgente zaken kan worden besteed. Daarom stellen we voor het budget dat we hier al twee jaar voor inzetten, € 10.000 per jaar, structureel te maken ingaande 2022.

16. Dekking formatie backoffice
Ten behoeve van de vervanging aan de receptie bij vakantie en ziekte is er vacatureruimte omgezet in inhuurbudget. Op basis van ervaring van de laatste jaren blijkt dat er minder inhuurbudget nodig is en meer vast formatie en wordt een deel van het inhuurbudget dus weer omzet.

17. Afschrijvingen
Verschuiving van kredieten van 2020 naar 2021 resulteert in lagere afschrijvingen.

18. Wet Open Overheid
Via de meicirculaire ontvangen de gemeenten middelen om de Wet Open Overheid (WOO) in te kunnen voeren.  Tegenover deze inkomsten worden op dit programma de daarmee samenhangende kosten geraamd.
De Wet Open Overheid (WOO) beoogt de overheid transparanter te maken. Invoering van de WOO heeft behoorlijke wat consequenties voor de gemeentelijke organisatie. Zo moeten systemen verbeterd worden, medewerkers opgeleid worden en processen en de organisatie aangepast worden. Hiervoor zijn de incidentele middelen die door het rijk beschikbaar gesteld worden bestemd. De structurele middelen die het rijk beschikbaar stelt zijn bedoeld voor de actieve openbaarmaking van de informatiecategorieën zoals genoemd in de Woo, het aanwijzen van een contactfunctionaris en het beheer en onderhoud van systemen.

19. Diversen
Diverse kleine correcties.

Urenmutaties
Door het invullen van vacatures vinden er correcties plaats op de urenramingen.

Publicatiedatum: 28-06-2021

Inhoud