Overhead

Financiële afwijkingen

Met ingang van de begroting 2017 heeft een wijziging plaatsgevonden van het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV). Onderdeel hiervan is dat de Overhead een apart onderdeel is van de begroting. Om deze reden is vanaf de Voorjaarsnota 2017 hieraan ook een apart hoofdstuk gewijd.

Tabel 6.1. Overzicht financiële afwijkingen bestaand beleid
Overhead		2020		2021		2022		2023		2024
Financiële mutaties (bedragen x € 1.000)
a1.	Huisvesting: Verduurzaming gemeentehuis	-	-	16-	N	0	V	0	V	0	V
a2.	Huisvesting: lopende kredieten 2020 (meubilair)	11	V	22	V	22	V	22	V	22	V
a2.	Huisvesting: investeringsprognose 2021 e.v. (meubilair)	-	-	-	-	22-	N	22-	N	22-	N
a3.	Voorziening Gebouwenbeheer (PLANON)	30	V	30	V	30	V	30	V	30	V
b1.	Automatisering: Optimaliseren basisregistraties BAG/WOZ/BGT	35-	N
b2.	Automatisering: hardware investeringsprognose 2021	-	-	7	V	6	V	3	V	-	-
c1.	Overige personeelslasten: bovenformatief	199-	N
c2.	Overige personeelslasten: administratieve correctie met overhead	128-	N	95-	N	45-	N	0-	N	0	V
c3.	Overige personeelslasten: Gelukscoördinator	31	V	31	V
c4.	Overige personeelslasten: diverse	29-	N	14-	N	14-	N	14-	N	14-	N
d.	Front-office: Gelukscoördinator	10-	N	10-	N	0-	N	0-	N	0-	N
Totaal Overhead		329-	N	44-	V	23-	V	19	V	17	V

Verschuiving tussen programma’s
b1.	Automatisering (van Algemene dekkingsmiddelen / bedrijfsvoering)	35	V
c2.	Overige personeelslasten: adm. correctie met overhead (prg. 1)	128	V	95	V	45	V	0	V	0-	N
c3.	Overige personeelslasten: Gelukscoördinator	31-	N	31-	N
d.	Front-office: Gelukscoördinator	9	V	9	V
Totaal verschuivingen tussen programma's		142	V	73	V	45	V	0	V	0-	N

Mutatie reserves
e.	Reservemutaties i.r.t. incidentele lasten	102-	N	52-	N
Totaal mutatie reserves		102-	N	52-	N	-	-	-	-	-	-

Totaal Overhead na dekking		289-	N	23-	N	22	V	19	V	16	V

Toelichting tabel 6.1

a1. Huisvesting: Verduurzaming gemeentehuis
Dit betreft de financiële verwerking van het raadsbesluit “Beheer van het vastgoed van de gemeente Drimmelen” van 5 maart 2020. Voor een inhoudelijke toelichting zie onderdeel “Voortgang kapitaalgoederen (kredieten)”.

a2. Huisvesting: mutaties kredieten / investeringen (meubilair)
Voor een inhoudelijke toelichting zie onderdeel “Voortgang kapitaalgoederen (kredieten)”.

a3. Voorziening Gebouwenbeheer (PLANON)
Zie toelichting programma 3 onderdeel “m. Voorziening Gebouwenbeheer (PLANON)”

b1. Automatisering: Optimaliseren basisregistraties BAG/WOZ/BGT
Dit betreft een verschuiving van een claim die niet op de juiste kostenplaats is verantwoord.

b2. Automatisering: hardware investeringsprognose 2021
Vanaf 2021 worden er geen halve kapitaallasten meer geraamd in het eerste jaar. Dit leidt per saldo tot kleine verschuivingen.

c1. Overige personeelslasten: bovenformatief
Twee medewerkers worden de komende 2 jaar via een van werk naar werk traject begeleid naar ander werk buiten de organisatie. Tot dat moment werken ze aan projecten, m.n. e-depot en overige digitaliseringstrajecten.
Na 2 jaar volgt ontslag en ww-uitkering indien betrokkene geen nieuwe baan heeft gevonden. De incidentele kosten hiervan bedragen € 199.000.

c2. Overige personeelslasten: administratieve correctie met overhead
Bij het opstellen van de begroting is een deel van loonkosten ten onrechte geraamd op het programma Burger en Bestuur. Deze kosten hadden geraamd moeten zijn bij de overhead. Dit wordt nu gecorrigeerd.

c3. Overige personeelslasten: Gelukscoördinator
Met de invulling van de functie van Gelukscoördinator door een vaste medewerker vindt er een budgettair neutraal verschuiving van budget plaats.

c4. Overige personeelslasten: diverse
Deze afwijking bestaat uit enkele noodzakelijke kleinere budgetverhogingen. Structureel wordt het budget verhoogd vanwege de aanbesteding nieuwe Arbodienst en een grotere behoefte aan zorg (€ 7.000). Daarnaast moet vanaf 2020 over overwerk ook vakantiegeld worden betaald. Hierdoor zijn de kosten ca. € 4.000 structureel hoger.

Reservemutaties i.r.t. incidentele lasten

Voor de dekking van de kosten van de Gelukscoördinator is besloten om voor 2020 en 2021 € 52.000 te onttrekken uit de Algemene reserve. Tevens is besloten om voor 2020 de kosten van het functieboek (€ 50.000) te onttrekken uit de Algemene Reserve. Deze kosten worden nu echter niet meer als incidenteel beoordeeld waardoor ook de onttrekking wordt ingetrokken.
In deze overgangsfase blijven de kostenbudgetten gehandhaafd, maar niet meer ten laste van de reserves.

d. Frontoffice: Gelukscoördinator
Met de invulling van de functie van Gelukscoördinator door een vaste medewerker vindt er een budgettair neutraal verschuiving van budget plaats.

Voortgang kapitaalgoederen (kredieten)

Tabel 6.2 kredieten overhead
Overhead	Jaar	Status	Raming	Uitgaven	Restant	Mutatie
Investeringen
Huisvesting
a. Meubilair gemeentehuis	2020	Naar 2021	335.188	0	335.188	-335.188	V
b. Verduurzaming gemeentehuis	2020	Nieuw	0	0	0	640.000	N
Totaal Huisvesting			335.188	0	335.188	304.812	N
Totaal Algemene dekkingsmiddelen			335.188	0	335.188	304.812	N

a. Meubilair gemeentehuis
In 2019 is er een pilot geweest voor een nieuwe inrichtingsconcept. Hierbij zijn er negen test werkplekken geplaatst waarbij aan alle collega’s is gevraagd om hier van gebruik te maken en een vragenlijst in te vullen.
Met de uitkomsten van deze pilot en het advies van een externe adviseur wordt er in 2020 gekeken hoe we het gehele gemeentehuis anders kunnen gaan inrichtingen. Planning hierbij is om eind 2020 de aanbesteding te hebben afgerond waarna de daadwerkelijke levering van het meubilair in 2021 plaatsvindt.

b. Verduurzaming gemeentehuisIn 2020 wordt er gestart met de verduurzaming van het gemeentehuis. In juni/juli/augustus 2020 wordt er gestart met het opwaarderen van de werktuigbouwkundige installatie. Tevens zal er na de renovatie van het dak in 2020 zonnepanelen worden aangebracht als alternatieve energiebron. De bouwkundige aanpassingen zullen uitgevoerd worden eind 2020 en in 2021 worden afgewerkt.

Investeringsprognose 2021 – 2025

Tabel 6.3. Investeringsprognose overhead
Investeringsprognose 2021 - 2025
Prg	Nr.	Omschrijving	Status	Invest.	Invest.	Invest.	Invest.	Invest.	Econ. /
nr.				bedrag	bedrag	bedrag	bedrag	bedrag	Maatsch.
				2021	2022	2023	2024	2025	nut
		Gemeentehuis
O	72	Meubilair gemeentehuis	Doorgeschoven van 2020	335.188					Econ.
		Totaal Gemeentehuis		335.188	-	-	-	-
		ICT: vervanging hardware
O	73	Discussie-installatie	Ongewijzigd	30.226					Econ.
O	74	2e Discussie-installatie	Ongewijzigd	21.662					Econ.
O	75	Mobile geluidsinstallatie	Ongewijzigd	10.075					Econ.
O	76	Presentatieschermen (vaste tbv raadzaal & draagbare)	Ongewijzigd	22.670					Econ.
O	77	Tablets Raad	Ongewijzigd		28.967				Econ.
O	78	Scanners	Ongewijzigd		12.594				Econ.
O	79	Smartboards	Ongewijzigd		10.075				Econ.
O	80	AO-printer (omg.verg)	Ongewijzigd			25.188			Econ.
O	81	Tablets medewerkers & college	Ongewijzigd				30.226		Econ.
		Totaal ICT: vervanging hardware		84.633	51.636	25.188	30.226	-
		ICT: vervanging software
O	82	SmartDocuments (sjablonen)	Ongewijzigd	16.121					Econ.
O	83	JCC klantbegeleidingssysteem	Ongewijzigd	30.226					Econ.
O	84	Personeelsinformatiesysteem	Ongewijzigd	35.264					Econ.
O	85	Centraal contentmanagementsysteem/website intergr.	Ongewijzigd	138.537					Econ.
O	86	Zaaksysteem (Mid-office) & DMS fase 1	Ongewijzigd	285.259					Econ.
O	87	CMS (sitemanager 3 VIP-totaal)	Ongewijzigd	37.783					Econ.
O	88	Vastgoed infosysteem (GIS)	Doorgeschoven van 2020	125.741					Econ.
O	89	Inrichting bedrijvenloket	Doorgeschoven van 2020	20.000					Econ.
O	90	Implementatie M.O. berichtenbox	Doorgeschoven van 2020	10.000					Econ.
O	91	impl M.O. lp.zkn	Doorgeschoven van 2020	15.000					Econ.
O	92	Sportaccommodaties HTA	Doorgeschoven van 2020	15.113					Econ.
O	93	Gegevensmagazijn /-makelaar	Doorgeschoven van 2020	70.528					Econ.
O	94	Modernisering GBA (basisregistratie personen)	Doorgeschoven van 2020	180.000					Econ.
O	95	Icontrol (metadatamanager, DSP)	Doorgeschoven van 2020	17.128					Econ.
O	96	Workflows (WMS)	Ongewijzigd		26.196				Econ.
O	97	Planon (incl. helpdesk)	Ongewijzigd		40.302				Econ.
O	98	DMS fase 2	Ongewijzigd		120.905				Econ.
O	99	DSP/ ZTC	Ongewijzigd		30.226				Econ.
O	100	Softwarepakket Welzijn (Centric GWS 4 ALL)	Ongewijzigd		67.169				Econ.
O	101	Vastgoed-informatiesysteem (GIS)	Ongewijzigd			125.741			Econ.
O	102	n/wro/DURP	Ongewijzigd			30.554			Econ.
O	103	Klachten registratie (prevent)	Ongewijzigd			28.211			Econ.
O	104	Procesbeschrijvingen (workflow)	Ongewijzigd			70.528			Econ.
O	105	Implementatie Omgevingsvergunning via zaaksysteem	Ongewijzigd			25.000			Econ.
O	106	Vervanging technische infrastructuur	Ongewijzigd				178.334		Econ.
O	107	Softwarepakket CiVision Middelen (incl Web-publishing)	Ongewijzigd				131.484		Econ.
O	108	Sportaccommodaties HTA	Ongewijzigd				15.113		Econ.
O	109	TIM (tijdregistratie)	Ongewijzigd				25.188		Econ.
O	110	Gegevensmagazijn/ gegevensmakelaar	Ongewijzigd				70.528		Econ.
O	111	Softwarepakket Burgerzaken Cipers	Ongewijzigd				70.528		Econ.
O	112	Implementatie Generieke Digitale Infrastructuur	Ongewijzigd				50.000		Econ.
O	113	Implementatie Generieke Digitale Infrastructuur	Ongewijzigd				50.000		Econ.
O	114	Modernisering GBA (Basisregistratie Personen)	Ongewijzigd				180.000		Econ.
		Totaal I&A Software		996.699	284.798	280.034	771.175	-
		Totaal Overhead		1.416.521	336.434	305.222	801.401	0

Toelichting

Gemeentehuis

72. Meubilair gemeentehuis
In 2019 is er een pilot geweest voor een nieuwe inrichtingsconcept. Hierbij zijn er negen test werkplekken geplaatst waarbij aan alle collega’s is gevraagd om hier van gebruik te maken en een vragenlijst in te vullen. Met de uitkomsten van deze pilot en het advies van een externe adviseur wordt er in 2020 gekeken hoe we het gehele gemeentehuis anders kunnen gaan inrichtingen. Planning hierbij is om eind 2020 de aanbesteding te hebben afgerond waarna de daadwerkelijke levering van het meubilair in 2021 plaatsvindt.

ICT: vervanging hardware
73. Discussie-installatie
In 2021 is de discussie installatie in de raadzaal economisch afgeschreven voor dit moment is deze technisch nog niet afgeschreven. In de loop van 2021 zal gekeken worden of deze aan vervanging toe is.

74. 2e Discussie-installatie
In 2021 is 2de discussie installatie economisch afgeschreven. In de loop van 2021 zal gekeken of deze vervangen moet worden.

75. Mobile geluidsinstallatie
In 2021 is de mobile geluidsinstallatie economisch afgeschreven voor dit moment is deze technisch nog niet afgeschreven. In de loop van 2021 zal gekeken worden of deze aan vervanging toe is.

76. Presentatieschermen (vaste tbv raadzaal & draagbare)
In het nieuwe huisvestingsplan worden ook de vergaderruimtes meegenomen en zal gekeken worden of er vervanging/uitbreiding nodig is van de huidige apparatuur.

ICT: vervanging software

82. SmartDocuments (sjablonen)
Vervanging van Smart Documents sjablonenprogramma is gekoppeld aan de doorontwikkeling dienstverlening en digitaal werken. Dit zal aan de hand van de prioritering op de projectenkalender in 2021 worden opgestart en nader uitgewerkt.

83. JCC klantbegeleidingssysteem
Het klantbegeleidingsysteem is met de migratie van de software naar Serverpark van Breda geactualiseerd. In relatie tot de verbetering van de dienstverlening zal de doorontwikkeling van het klantcontactcentrum gelijktijdig mee optrekken.

84. Personeelsinformatiesysteem
Vanuit de vervangingscyclus zou de component van de salarisadministratie in 2021 vervangen moeten worden. Het huidige systeem is in samenwerking met 14 andere regiogemeente aanbesteed. In 2021 wordt overleg gevoerd met deze regiogemeenten hoe dit op te pakken.

85. Centraal contentmanagementsysteem/website intergr.
Dit betreft een periodiek vervanging van het Content Mangement Systeem van de gemeentelijke website. Bij goed functioneren zou nog gebruik gemaakt kunnen worden van 2x een verlengingsperiode van 1 jaar. Echter door Verplichte upgrade noodzaak van het onderliggende besuringssoftware (Drupal) wordt in 2021 een nieuwe aanbesteding voorbereid, zo mogelijk in samenwerking met gemeente Breda

86. Zaaksysteem (Mid-office) & DMS fase 1
Dit krediet betreft de initiële opzet van het Document Management Systeem. De vervanging zal in het kader van de verbetering van dienstverlening en bedrijfsvoering de basisvormen en worden samengevoegd met de uitvoering van het verbeterplan doorontwikkeling Informatievoorziening, welke in 2021 zal worden opgepakt

87. CMS (sitemanager 3 VIP-totaal)
Dit is de vervanging van een later uitbreiding op de software van de gemeentelijke website (84) deze kredieten samenvoegen en in 2021 opnieuw aanbesteden.

88. Vastgoed infosysteem (GIS)
Vervanging van de Geografische informatiesystemen is opgenomen in de projectenkalender voor 2021. Om tot vervanging/aanpassing te komen wordt in 2021 eerst een beleidsplan geschreven ten behoeve van de doorontwikkeling van de GIS omgeving.

89. Inrichting bedrijvenloket
Inrichting bedrijven loket kan in samspraak met ontwikkeling Mijn overheid worden opgepakt en uitgevoerd Deze onderwerpen make tesamen onderdeel uit van de doorontwikkeling van dienstverlening. De uitwerking zal in 2021 aan de hand van de prioritering op de projecten kalender worden uitgevoerd.

90. Implementatie M.O. berichtenbox
Mijn Overheid (berichtenbox en lopende zaken) maken onderdeel uit van de doorontwikkeling van dienstverlening. De uitwerking zal in 2021 aan de hand van de prioritering op de projecten kalender worden uitgevoerd.

91. Implementatie M.O. lopende zaken
Mijn Overheid (berichtenbox en lopende zaken) maken onderdeel uit van de doorontwikkeling van dienstverlening. De uitwerking zal in 2021 aan de hand van de prioritering op de projecten kalender worden uitgevoerd.

92. sportaccommodaties HTA
De vervanging van de software voor planning en beheer van sportaccommodaties is op de projectkalender geplaatst voorlopig gepland om in 2021 op te pakken. Door prioritering van de onderwerpen op projectkalender zal aangegeven kunnen worden welk moment het meest geschikt is om de vervanging of aanpassing uit te voeren.

93. Gegevensmagazijn /-makelaar
Na het opstellen van het Geografisch informatiebeleidsplan kan worden bepaald op welke wijze de huidige gegevensmakelaarsfunctie zal moeten worden aangepast.

94. Modernisering GBA (basisregistratie personen)
De ontwikkeling van het landelijke project modernisering GBA is stop gezet. Dat wil niet zeggen dat er in het geheel niets ontwikkeld wordt. De huidige leveranciers van de software voor deze basisregistratie ontwikkelen nog wel door zodat de dienstsverlening van burgerzaken producten verbeterd kan worden. In 2021 wordt in samenhang met de gemeentelijke doorontwikkeling op gebied van dienstverlening bepaald hoe dit verbetertraject vorm te geven.

95. Icontrol (metadatamanager, DSP)
Vervanging van I-controller is gekoppeld aan de doorontwikkeling van dienstverlening en digitaal werken. Dit zal aan de hand van de prioritering op de projectenkalender in 2021 worden opgestart en nader uitgewerkt.